Strategi Arsip Universitas dalam suatu manajemen dokumen dan arsip organisasi sangat penting untuk mendukung proses bisnis organisasi. Strategi tersebut ditujukan untuk membantu dalam peningkatan efisiensi dan akuntabilitas organisasi.
Strategi yang dilakukan adalah berfokus pada menghubungkan proses bisnis dengan manajemen dokumen dan arsip untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Melakukan manajemen risiko terkait dokumen dan arsip yang dihasilkan (berupa hasil transaksi maupun kebijakan organisasi).
Organisasi anda harus memiliki:
- Tujuan manajemen dokumen dan arsip.
- Kerangka manajemen dokumen dan arsip.
- Arsitektur informasi arsip.
- Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen dan arsip.
Tujuan Manajemen Dokumen dan Arsip.
Banyak terjadi saat ini bagi para pengelola arsip, arsiparis, atau sebutan lainnya. Tidak memahami apa fungsi mereka di sebuah organisasi. Fenomena ini tentu tidak semestinya terjadi. Profesi arsiparis dan keberadaan suatu kebijakan tentang manajemen dokumen dan arsip di sebuah organisasi memiliki peran yang sangat penting untuk mendukung tata kelola organisasi.
Setiap unit kerja di sebuah organisasi pasti memiliki fungsinya masing-masing. Saat menjalankan fungsi tersebut unit kerja akan menghasilkan dokumen atau bentuk lainnya yang merupakan bukti kerja atau transaksi yang dilakukan. Keabaian terhadap manajemen dokumen dan arsip adalah bentuk keabaian pula terhadap tata kelola organisasi. Dokumen dan arsip yang tidak terkelola akan mengakibatkan sulitnya pencarian sumber informasi yang tepat. Jika dikaitkan dengan proses akuntabilitas, maka sulitnya menemukan dokumen dan arsip sesuai kebutuhan akan mempengaruhi kinerja akuntabilitas organisasi.
Untuk itu dalam pelaksanaan fungsi manajemen dokumen dan arsip, maka tujuan dari fungsi tersebut harus jelas dan dipahami bersama oleh semua pihak (terutama arsiparis). Bahwa fungsi pendukung yang diberikan oleh arsiparis sangat penting bagi organisasi. Sebagai perguruan tinggi yang menjalankan fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi maka peran manajemen dokumen dan arsip harus mendukung jalannya fungsi tersebut. Mulai dari fungsi substantif universitas (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat) hingga fungsi fasilitatif untuk mendukung jalannya organisasi seperti Keuangan, SDM, hingga Sarana dan Prasarana (logistik).
Kerangka Manajemen Arsip dan Informasi
Manajemen Arsip dan Informasi membutuhkan sebuah kerangka jangka panjang. Kerangka tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan dari proses bisnis dan profil risiko dari organisasi anda.
Berikut adalah 4 hal penting yang dibutuhkan dalam sebuah kerangka pengelolaan Manajemen Arsip:
- tentukan prinsip(nilai) pada manajemen dokumen dan arsip organisasi anda;
- perhitungkan jumlah arsip yang ada saat ini dan estimasi yang akan datang;
- berikan kemampuan kepada unit anda untuk melakukan identifikasi, penilaian, dan prioritas risiko;
- tentukan prioritas dalam perencanaan program.
Perencanaan ini harus pula didukung oleh senior manajer atau pimpinan organisasi.
program manajemen dokumen dan arsip harus tersusun secara sistematik yang akan dijadikan pedoman apa yang harusnya diselesaikan dalam pengelolaan arsip. Manajemen dokumen dan arsip organisasi anda dapat melakukan beberapa hal berikut:
- mempromosikan peningkatan akuntabilitas organisasi disebabkan program manajemen dokumen dan arsip;
- edukasi pentingnya arsip terhadap bisnis proses organisasi;
- identifikasi sumber informasi utama dan dan refleksikan hubungan antar sumber tersebut;
- identifikasi peraturan dan undang-undang yang bisa digunakan oleh organisasi anda;
- identifikasi standar dan pedoman kearsipan yang diperlukan untuk membantu pelaksanaannya.
Arsitektur Informasi Arsip
Informasi mengenai kerangka arsitektur manajemen arsip dan informasi sangat berkaitan dengan substansi (core bussiness) organisasi. Arsitektur informasi arsip ini meliputi bagaimana arsip diciptakan, siapa pemiliknya, bagaimana digunakan, dengan apa dideskripsikan, dan bagaimana penataannya. Arsitektur informasi akan sangat bermanfaat tidak hanya bagi manajemen dokumen dan arsip tapi juga bagi seluruh pihak di organisasi yang memerlukan pengetahuan terhadap informasi yang dihasilkan.
Sebuah arsitektur informasi sebaiknya meliputi :
- identifikasi bisnis proses;
- identifikasi bisnis sistem(aplikasi) mana yang akan menyimpan informasi dan arsip;
- berikan penjelasan atau alur bagaimana sebuah informasi berpindah dari satu sistem kepada sistem yang lain;
- spesifikasi dan kelola desain, label, petunjuk, dan indeks dari sistem informasi;
- tetapkan standar untuk metadata dan terminologi yang akan digunakan oleh seluruh unit organisasi anda;
- promosi tentang fleksibilitas, standar penyebaran informasi dan penggunaan kembali informasi arsip yang disimpan oleh seluruh entitas organisasi.
Arsitektur Informasi manajemen arsip harus didukung oleh top level manajemen sehingga tidak bertentangan dalam penentuan kebijakan organisasi dan sejalan dengan rencana strategis organisasi.
Kebijakan dan Prosedur Manajemen Dokumen dan Arsip
Kebijakan dan prosedur sebaiknya:
- disetujui oleh pimpinan organisasi atau senior manajer;
- selalu konsisten dengan strategi manajemen arsip dan informasi anda;
- tentukan penanggungjawab untuk setiap unit organisasi termasuk didalamnya seorang ahli atau spesialis dalam manajemen arsip dan informasi untuk perusahaan;
- selalu lakukan telaah(kaji ulang), pembaharuan, dan evaluasi di setiap periode;
- komunikasikan dan edukasi bagaimana penanganan arsip dari satu unit ke unit lainnya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Organisasi Kearsipan
Universitas Indonesia memiliki beberapa tingkatan unit pengelola arsip berdasarkan praktek terbaik yang dilakukan. Berikut adalah penjelasan mengenai pelaksana fungsi kearsipan di Universitas Indonesia:
- Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi/ Unit Kearsipan I -- Kantor Arsip Universitas Indonesia
- Unit Kearsipan/ Unit Kearsipan II -- Unit Kearsipan di Pusat Administrasi dan Fakultas
- Unit Pengolah Berkas/ Unit Kearsipan III -- Unit/ Sub-unit Kearsipan disetiap unit/ kelompok kerja organisasi.
Proses Bisnis dan Manajemen Arsip
Sangat keliru jika sebuah manajemen arsip disusun tanpa melihat bagaimana bisnis proses dari sebuah organsiasi berjalan. Karena itulah dalam memahami bagaimana pengelolaan arsip, tidak dimulai saat arsip diterima akan tetapi saat arsip tersebut diciptakan. Hal ini akan mampu menggarbarkan bagaimana awal proses bisnis terjadi dan apa dokumen yang dihasilkan.
Manajemen Dokumen dan Arsip sebagai bagian dari alur kerja
Oleh karena itu sebuah organisasi harus memberikan pemahaman tentang bisnis proses organisasi dan peran manajemen dokumen dan arsip, berikut beberapa poin yang ingin kami sampaikan:
- memahami bahwa sebuah dokumen atau arsip mengandung suatu informasi. Informasi tersebut memiliki nilai dan terkait dengan potensi risiko organisasi jika tersebar tanpa kendali;
- mendukung pegawai dengan pelatihan berupa pengelolaan dokumen dan administrasi arsip;
- membuat naungan kebijakan terkait standar dan pedoman kearsipan;
- supervisi dan pengendalian tanggung jawab terhadap tenaga outsource;
- laksanakan dan persiapkan program-program penunjang untuk manajemen dokumen dan arsip organisasi.
Organisasi anda sebaiknya memiliki pula atau menggunakan sistem kearsipan yang efektif dalam menciptakan, menjaga, dan mengelola arsip elektronik.