NSPK (Norma Standar Prosedur Kriteria) atau Kebijakan Arsip Universitas Indonesia merupakan suatu kebijakan yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Manajemen Kearsipan UI. Berbagai hal dijelaskan dalam kebijakan kearsipan mulai dari tujuan, prinsip, dan sasaran manajemen kearsipan, kemudian penetapan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan aktif, hingga sumber daya kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.
Pemerintah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai kearsipan yang bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu UU. No.43 Tahun 2009 menggantikan Undang-undang mengenai kearsipan yang sebelumnya.
Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru dalam pengesahannya.
Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan orang lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian pemerintah akan pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya kedua undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.
Diharapkan dengan kedua payung hukum tersebut pengelolaa arsip dapat lebih kembali meningkatkan kompetensi Manajemen Kearsipan di Indonesia.
Setiap organisasi memiliki kebutuhan manajemen arsip yang tidak sama dengan organisasi yang lain. Karena itu berdasarkan kajian tim kearsipan Universitas Indonesia maka dibuatkan beberapa standar pengelolaan arsip yang bisa digunakan diseluruh lingkungan Universitas Indonesia untuk memudahkan dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan. Pedoman itu antara lain adalah :
Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia ditujukan untuk memudahkan kegiatan administrasi universitas. Tingkatan kewenangan dalam pengiriman surat diatur pula dalam Keputusan Rektor mengenai Tata Naskah Dinas tersebut adalah agar terjadi kesinambungan dalam segala kegiatan universitas.
Tata naskah dinas merupakan awal dari penciptaan arsip, dikarenakan hal tersebut maka sangat penting untuk terlebih dahulu memahami proses penciptaan arsip. Untuk lebih jelas mengenai bagaimana Tata naskah dinas Universitas Indonesia mengatur proses penciptaan arsip bisa langsung di lihat pada file yang ada dibawah.
Skema Klasifikasi Arsip UI
Diantara semua pendukung untuk pelaksanaan kearsipan disebuah organisasi maka dapat dikatakan bahwa Skema Klasifikasi merupakan unsur utama yang harus terlebih dahulu dimiliki oleh suatu organisasi agar arsip mereka dapat dikelola dengan baik, karena klasifikasi merupakan awal dari proses analisis konteks maupun isi suatu arsip.
Setiap organisasi akan memiliki skema klasifikasi yang berbeda.
Karena proses bisnis dari masing-masing organisasi berbeda, bahkan walaupun antara organisasi dengan core bussiness yang sama belum tentu memiliki skema klasifikasi yang sama. Hal ini dikarenakan kondisi organisasi, mulai dari jajaran pimpinan, hingga etos kerja dari organisasi tersebut bisa berbeda.
Hal ini disebabkan karena setiap organisasi memiliki sturktur masing-masing sesuai dengan kebutuhan organisasi, juga memiliki kondisi baik internal maupun eksternal masing-masing yang sangat jarang antara satu organisasi dengan organisasi yang lain memiliki kemiripan klasifikasi ataupun proses bisnis yang 100% sama.
Klasifikasi merupakan awal dari proses analisis isi maupun konteks suatu arsip. Kemudian analisis ini akan dilakukan suatu penilaian yang menentukan berapa lama suatu arsip akan disimpan.
Dari Klasifikasi ini nantinya juga akan disusun suatu jadwal retensi arsip yang menentukan berapa lama arsip disimpan atau kapan bisa dimusnahkan.
Pedoman Implementasi Skema Klasifikasi Arsip Universitas Indonesia klik di sini.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam Manajemen Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini karena JRA akan menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan terutama mengenai berapa lama arsip akan dijaga.
Hal inilah yang menentukan dalam proses pemusnahan atau akuisisi arsip. JRA tidak terlepas dari bagaimana suatu organisasi beroperasional karena itu JRA akan dibuat berdasarkan pada Klasifikasi yang sudah dimiliki oleh organisasi. Karena JRA merupakan suatu kelanjutan dari Skema Klasifikasi atau daftar penilaian suatu arsip berdasarkan lama simpan dan nilai yang terkandung.
Skema Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip
Skema klasifikasi keamanan dan hak akses arsip merupakan acuan pengamanan dan hak akses layanan informasi arsip di lingkungan Universitas Indonesia.
Skema klasifikasi arsip disusun sebagai upaya perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan. Hal ini bertujuan untuk menjamin kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, dan keutuhan arsip.
Prosedur Operasional Baku (POB)
Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan seluruh unit organisasi di Universitas Indonesia dibantu dengan Prosedur Operasional Baku (POB) Arsip. POB ini ditujukan untuk membantu sumber daya manusia di UI untuk dapat melaksanakan fungsi kearsipan.
Prosedur diatas merupakan prosedur yang berisikan penjelasan dan alur kerja (flow chart) yang menggambarkan bagaimana suatu arsip dikelola.
Prosedur diatas dimaksudkan bukan untuk menyulitkan terhadap pengelolaan arsip di Universitas Indonesia akan tetapi dibuat untuk memudahkan dalam penanganan arsip mulai dari proses penciptaan yang menggunakan Tata Persuratan, kemudian penganalisisan arsip dengan menggunakan Skema Klasifikasi Arsip hingga pelaksanaan teknis bagaimana mengelola arsip dalam sebuah alur (POB).
Pedoman Kearsipan
Pedoman kearsipan merupakan produk kebijakan turunan setelah peraturan dan keputusan di lingkungan Universitas Indonesia. Pedoman kearsipan merupakan acuan ketentuan umum dan ketentuan teknis pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan Universitas Indonesia.
#