Jika anda baru dalam pengelolaan informasi dan manajemen arsip dan bertugas membantu staf lain dalam hal kearsipan, maka apa yang ingin anda ketahui mungkin akan sangat banyak sekali. Mengenai hal tersebut Kantor Arsip Universitas Indonesia akan membantu anda.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media … sebagaimana di sebutkan pada PP 28 Tahun 2012.
Sehingga arsip tidak lagi hanya diartikan sebagai kertas lusuh, kusam, berdebu yang ditemukan dalam brangkas atau kotak kayu seperti sebuah harta karun. Tapi kami setuju jika mengatakan arsip adalah harta karun (baca:bernilai) karena informasi dan peristiwa yang terekam dalam arsip tersebut yang tidak ternilai.
Terlepas dari bentuk arsip berupa kertas, berikut beberapa contoh arsip: surat elektronik (email), faks, tabel akuntansi, database, peta dan perencanaan(master plan), sampel data penelitian dan objek, informasi pada bisnis sistem, surat (kertas), pesan tertulis (memo), peraturan kebijakan, foto, konten media sosial, konten berita digital.
Arsip merupakan sebuah “alat” untuk mendukung bisnis organisasi dan efisiensi administrasi. Apa saja yang diberikan dengan adanya arsip? arsip memberikan:
Untuk organisasi seperti perguruan tinggi, arsip mencatat atau mendokumentasikan apa yang sudah dilakukan(pembangunan, kerjasama, pengajaran, pendirian), mengapa kegiatan tersebut dilakukan, dan siapa saja yang telah terlibat dalam kegiatan universitas (mahasiswa, dosen, pegawai, peneliti).
Arsip memberikan informasi berupa bukti dari sebuah proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan sebuah kegiatan. Dalam jangka panjang, beberapa arsip akan disimpan sebagai memori universitas yang menyimpan informasi penting baik bagi organisasi maupun luar organisasi.
Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari Universitas Indonesia. Unik karena informasi yang tercipta dari setiap transaksi hanya dihasilkan oleh unit pelaksana di UI. Penting karena jika informasi tersebut tidak ada, pasti akan mengganggu operasional UI.
Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang apa yang telah dilakukan, transaksi apa yang telah terjadi, di unit kerja anda. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen yang anda buat, sehingga apabila informasi atau dokumen tertentu dibutuhkan anda dengan mudah dan cepat menemukannya.
Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal tersebut akan memudahkan dalam:
Setiap orang yang bekerja di sebuah organisasi bertanggungjawab untuk mengelola arsip termasuk di lingkungan Universitas Indonesia. Job desc pengelolaan arsip tidak hanya menjadi pekerjaan seorang pengelola arsip.
Beberapa pegawai bisa jadi memiliki kemampuan yang spesifik dalam pengelolaan arsip (arsiparis), akan tetapi semua staf bertanggungjawab dalam mengelola arsip mereka sendiri. Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia merupakan rangkaian standar dan prosedur yang disusun secara sistematik untuk mendukung kinerja organisasi secara efektif dan efisien mulai dari proses Penciptaan, Pengumpulan dan deskripsi -hingga menjadi arsip sampai pada proses Penyimpanan, pemusnahan atau transfer .
Setiap entitas pegawai, kelompok kerja, dan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia bertanggung jawab terkait:
Anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi. Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan. Informasi apa saja yang perlu disimpan dari sebuah arsip :
Gunakan ceklist dibawah ini untuk melihat apakah anda perlu menyimpan arsip:
Jika jawaban anda adalah iya untuk setiap pertanyaan tersebut diatas, maka anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip.
Selalu simpan sebuah arsip pada tempat yang telah ditentukan. Hindari menyimpan informasi penting organisasi dalam media penyimpan pribadi seperi email folder atau harddisk, laptop, USB atau media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri.
UI sudah memiliki Skema Klasifikasi Arsip Universitas Indonesia untuk menentukan bagaimana sebuah arsip disimpan berdasarkan klafisikasinya.
Temui arsiparis UI, apabila anda belum mengetahui tentang Skema Klasifikasi Arsip UI. Anda dapat melihat klasifikasi dan retensi arsip UI pada Retensi Online dan Klasifikasi SEKAR
Tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen. Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum (baca:UU 43 Tahun 2009) dan anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Universitas Indonesia saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip.
Jika arsip unit organisasi anda telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip, anda tidak perlu khawatir berapa lama mereka akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana aturan retensi yang berlaku di Universitas Indonesia.
Saat arsip dimusnahkan maka kegiatan tersebut harus akuntabel dan dipertanggungjawabkan kepada publik dan secara hukum. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip dapat dilihat pada Pemusnahan & Akuisisi
Dalam Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dibutuhkan banyak pendukung agar suatu arsip dapat dikelola dengan baik. Pendukung itu mulai dari Sumber Daya Kearsipan, Pedoman Kearsipan, maupun dari sisi Legalitas hukum dalam menjalankan fungsi kearsipan.
Salah satu organisasi kearsipan tingkat nasional yang mempunyai tugas tersebut adalah ANRI -Arsip Nasional Republik Indonesia. Saat ini kegiatan kearsipan telah memiliki payung hukum berupa Undang-undang terbaru mengenai kearsipan yaitu UU. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan undang-undang tersebut yaitu PP 28 Tahun 2012.
Kedua peraturan ini tentu akan membuat pelaksanaan kearsipan di Indonesia bisa lebih berkembang lagi. Selain itu terdapat pula Peraturan Kepala Kantor Arsip Nasional yang menjelaskan lebih detail mengenai bagaimana mengatur dan mengelola arsip secara terperinci.
Jika berbicara di lingkungan Universitas Indonesia maka terdapat beberapa standar Kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia. Untuk lebih jelas silahkan lihat disini . Berikut adalah file dari Undang-undang dan Peraturam pemerintah yang bisa anda gunakan untuk mendukung pelaksanaan kearsipan di Unit Organisasi anda.
Website kami adalah tempat yang cukup apabila anda ingin melihat secara umum bagaimana manajemen arsip. Kami telah menyusunnya dalam struktur pengelolaan arsip.
Regulasi Kearsipan Universitas dan template naskah dinas dapat diakses di sini dengan menggunakan akun office365 UI milik anda (@office.ui.ac.id)
NSPK (Norma Standar Prosedur Kriteria) atau Kebijakan Arsip Universitas Indonesia merupakan suatu kebijakan yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Manajemen Kearsipan UI. Berbagai hal dijelaskan dalam kebijakan kearsipan mulai dari tujuan, prinsip, dan sasaran manajemen kearsipan, kemudian penetapan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan aktif, hingga sumber daya kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.
Pemerintah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai kearsipan yang bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu UU. No.43 Tahun 2009 menggantikan Undang-undang mengenai kearsipan yang sebelumnya.
Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru dalam pengesahannya.
Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan orang lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian pemerintah akan pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya kedua undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.
Diharapkan dengan kedua payung hukum tersebut pengelolaa arsip dapat lebih kembali meningkatkan kompetensi Manajemen Kearsipan di Indonesia.
Setiap organisasi memiliki kebutuhan manajemen arsip yang tidak sama dengan organisasi yang lain. Karena itu berdasarkan kajian tim kearsipan Universitas Indonesia maka dibuatkan beberapa standar pengelolaan arsip yang bisa digunakan diseluruh lingkungan Universitas Indonesia untuk memudahkan dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan. Pedoman itu antara lain adalah :
Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia ditujukan untuk memudahkan kegiatan administrasi universitas. Tingkatan kewenangan dalam pengiriman surat diatur pula dalam Keputusan Rektor mengenai Tata Naskah Dinas tersebut adalah agar terjadi kesinambungan dalam segala kegiatan universitas.
Mengapa Tata Naskah Dinas ada dalam Manajemen Kearsipan?
Tata naskah dinas merupakan awal dari penciptaan arsip, dikarenakan hal tersebut maka sangat penting untuk terlebih dahulu memahami proses penciptaan arsip. Untuk lebih jelas mengenai bagaimana Tata naskah dinas Universitas Indonesia mengatur proses penciptaan arsip bisa langsung di lihat pada file yang ada dibawah.
Pedoman Implementasi Tata Naskah Dinas (klik)
Diantara semua pendukung untuk pelaksanaan kearsipan disebuah organisasi maka dapat dikatakan bahwa Skema Klasifikasi merupakan unsur utama yang harus terlebih dahulu dimiliki oleh suatu organisasi agar arsip mereka dapat dikelola dengan baik, karena klasifikasi merupakan awal dari proses analisis konteks maupun isi suatu arsip.
Setiap organisasi akan memiliki skema klasifikasi yang berbeda.
Karena proses bisnis dari masing-masing organisasi berbeda, bahkan walaupun antara organisasi dengan core bussiness yang sama belum tentu memiliki skema klasifikasi yang sama. Hal ini dikarenakan kondisi organisasi, mulai dari jajaran pimpinan, hingga etos kerja dari organisasi tersebut bisa berbeda.
Mengapa skema klasifikasi berbeda di setiap organisasi ?
Hal ini disebabkan karena setiap organisasi memiliki sturktur masing-masing sesuai dengan kebutuhan organisasi, juga memiliki kondisi baik internal maupun eksternal masing-masing yang sangat jarang antara satu organisasi dengan organisasi yang lain memiliki kemiripan klasifikasi ataupun proses bisnis yang 100% sama.
Mengapa Klasifikasi Arsip Penting ?
Klasifikasi merupakan awal dari proses analisis isi maupun konteks suatu arsip. Kemudian analisis ini akan dilakukan suatu penilaian yang menentukan berapa lama suatu arsip akan disimpan.
Dari Klasifikasi ini nantinya juga akan disusun suatu jadwal retensi arsip yang menentukan berapa lama arsip disimpan atau kapan bisa dimusnahkan.
Peraturan Rektor tentang Skema Klasifikasi Arsip (klik)
Pedoman Implementasi Skema Klasifikasi Arsip Universitas Indonesia klik di sini.
Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam Manajemen Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini karena JRA akan menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan terutama mengenai berapa lama arsip akan dijaga.
Kapan suatu arsip bisa dimusnahkan ?
Hal inilah yang menentukan dalam proses pemusnahan atau akuisisi arsip. JRA tidak terlepas dari bagaimana suatu organisasi beroperasional karena itu JRA akan dibuat berdasarkan pada Klasifikasi yang sudah dimiliki oleh organisasi. Karena JRA merupakan suatu kelanjutan dari Skema Klasifikasi atau daftar penilaian suatu arsip berdasarkan lama simpan dan nilai yang terkandung.
Skema klasifikasi keamanan dan hak akses arsip merupakan acuan pengamanan dan hak akses layanan informasi arsip di lingkungan Universitas Indonesia.
Mengapa perlu diatur klasifikasi keamanan dan hak akses arsip?
Skema klasifikasi arsip disusun sebagai upaya perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan. Hal ini bertujuan untuk menjamin kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, dan keutuhan arsip.
Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan seluruh unit organisasi di Universitas Indonesia dibantu dengan Prosedur Operasional Baku (POB) Arsip. POB ini ditujukan untuk membantu sumber daya manusia di UI untuk dapat melaksanakan fungsi kearsipan.
Prosedur diatas merupakan prosedur yang berisikan penjelasan dan alur kerja (flow chart) yang menggambarkan bagaimana suatu arsip dikelola.
Prosedur diatas dimaksudkan bukan untuk menyulitkan terhadap pengelolaan arsip di Universitas Indonesia akan tetapi dibuat untuk memudahkan dalam penanganan arsip mulai dari proses penciptaan yang menggunakan Tata Persuratan, kemudian penganalisisan arsip dengan menggunakan Skema Klasifikasi Arsip hingga pelaksanaan teknis bagaimana mengelola arsip dalam sebuah alur (POB).
Seluruh regulasi dan kebijakan kearsipan dapat diakses di sini dengan menggunakan akun office365 UI milik anda (@office.ui.ac.id)
Pedoman kearsipan merupakan produk kebijakan turunan setelah peraturan dan keputusan di lingkungan Universitas Indonesia. Pedoman kearsipan merupakan acuan ketentuan umum dan ketentuan teknis pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan Universitas Indonesia.
Strategi Arsip Universitas dalam suatu manajemen dokumen dan arsip organisasi sangat penting untuk mendukung proses bisnis organisasi. Strategi tersebut ditujukan untuk membantu dalam peningkatan efisiensi dan akuntabilitas organisasi.
Strategi yang dilakukan adalah berfokus pada menghubungkan proses bisnis dengan manajemen dokumen dan arsip untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Melakukan manajemen risiko terkait dokumen dan arsip yang dihasilkan (berupa hasil transaksi maupun kebijakan organisasi).
Organisasi anda harus memiliki:
Banyak terjadi saat ini bagi para pengelola arsip, arsiparis, atau sebutan lainnya. Tidak memahami apa fungsi mereka di sebuah organisasi. Fenomena ini tentu tidak semestinya terjadi. Profesi arsiparis dan keberadaan suatu kebijakan tentang manajemen dokumen dan arsip di sebuah organisasi memiliki peran yang sangat penting untuk mendukung tata kelola organisasi.
Setiap unit kerja di sebuah organisasi pasti memiliki fungsinya masing-masing. Saat menjalankan fungsi tersebut unit kerja akan menghasilkan dokumen atau bentuk lainnya yang merupakan bukti kerja atau transaksi yang dilakukan. Keabaian terhadap manajemen dokumen dan arsip adalah bentuk keabaian pula terhadap tata kelola organisasi. Dokumen dan arsip yang tidak terkelola akan mengakibatkan sulitnya pencarian sumber informasi yang tepat. Jika dikaitkan dengan proses akuntabilitas, maka sulitnya menemukan dokumen dan arsip sesuai kebutuhan akan mempengaruhi kinerja akuntabilitas organisasi.
Untuk itu dalam pelaksanaan fungsi manajemen dokumen dan arsip, maka tujuan dari fungsi tersebut harus jelas dan dipahami bersama oleh semua pihak (terutama arsiparis). Bahwa fungsi pendukung yang diberikan oleh arsiparis sangat penting bagi organisasi. Sebagai perguruan tinggi yang menjalankan fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi maka peran manajemen dokumen dan arsip harus mendukung jalannya fungsi tersebut. Mulai dari fungsi substantif universitas (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat) hingga fungsi fasilitatif untuk mendukung jalannya organisasi seperti Keuangan, SDM, hingga Sarana dan Prasarana (logistik).
Manajemen Arsip dan Informasi membutuhkan sebuah kerangka jangka panjang. Kerangka tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan dari proses bisnis dan profil risiko dari organisasi anda.
Berikut adalah 4 hal penting yang dibutuhkan dalam sebuah kerangka pengelolaan Manajemen Arsip:
Perencanaan ini harus pula didukung oleh senior manajer atau pimpinan organisasi.
program manajemen dokumen dan arsip harus tersusun secara sistematik yang akan dijadikan pedoman apa yang harusnya diselesaikan dalam pengelolaan arsip. Manajemen dokumen dan arsip organisasi anda dapat melakukan beberapa hal berikut:
Informasi mengenai kerangka arsitektur manajemen arsip dan informasi sangat berkaitan dengan substansi (core bussiness) organisasi. Arsitektur informasi arsip ini meliputi bagaimana arsip diciptakan, siapa pemiliknya, bagaimana digunakan, dengan apa dideskripsikan, dan bagaimana penataannya. Arsitektur informasi akan sangat bermanfaat tidak hanya bagi manajemen dokumen dan arsip tapi juga bagi seluruh pihak di organisasi yang memerlukan pengetahuan terhadap informasi yang dihasilkan.
Sebuah arsitektur informasi sebaiknya meliputi :
metadata membantu dalam melakukan analisis dan mengklasifikasi arsip sesuai struktur, konteks, dan isi.
Arsitektur Informasi manajemen arsip harus didukung oleh top level manajemen sehingga tidak bertentangan dalam penentuan kebijakan organisasi dan sejalan dengan rencana strategis organisasi.
Kebijakan dan prosedur sebaiknya:
Setiap pegawai bertanggungjawab terhadap arsip yang diciptakan dan diterima selama bekerja.
Universitas Indonesia memiliki beberapa tingkatan unit pengelola arsip berdasarkan praktek terbaik yang dilakukan. Berikut adalah penjelasan mengenai pelaksana fungsi kearsipan di Universitas Indonesia:
Sangat keliru jika sebuah manajemen arsip disusun tanpa melihat bagaimana bisnis proses dari sebuah organsiasi berjalan. Karena itulah dalam memahami bagaimana pengelolaan arsip, tidak dimulai saat arsip diterima akan tetapi saat arsip tersebut diciptakan. Hal ini akan mampu menggarbarkan bagaimana awal proses bisnis terjadi dan apa dokumen yang dihasilkan.
Oleh karena itu sebuah organisasi harus memberikan pemahaman tentang bisnis proses organisasi dan peran manajemen dokumen dan arsip, berikut beberapa poin yang ingin kami sampaikan:
Organisasi anda sebaiknya memiliki pula atau menggunakan sistem kearsipan yang efektif dalam menciptakan, menjaga, dan mengelola arsip elektronik.
Pengawasan Internal Kearsipan, Kantor Arsip, sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di lingkungan Universitas Indonesia. Pada tahun 2016 mengembangkan instrumen penilaian terkait Manajemen Arsip di lingkungan UI. Hal ini dilakukan dalam upaya meningkatkan tata kelola universitas yang handal dengan manajemen dokumen dan arsip.
Pengawasan tersebut bertujuan untuk melakukan penilaian kinerja terhadap manajamen dokumen dan arsip yang dilakukan unit kerja di lingkungan UI. Penilaian perlu dilakukan dengan skala pengukuran yang jelas.
Keberhasilan pengelolaan dokumen dan arsip di Universitas Indonesia tidak hanya menjadi tanggung jawab satu pihak (baca:unit arsip/kantor arsip/Arsiparis). Namun menjadi tanggung jawab seluruh personil, unit kerja, pimpinan untuk peduli dalam pengelolaan dokumen kerja dan arsip. Terutama dokumen dan arsip yang mereka masing-masing.
Instrumen yang dibuat oleh Kantor Arsip dalam Pengawasan Internal Kearsipan tersebut antara lain: