Apa itu Arsip?

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media ... sebagaimana di sebutkan pada PP 28 Tahun 2012. 

Sehingga arsip tidak lagi hanya diartikan sebagai kertas lusuh, kusam, berdebu yang ditemukan dalam brangkas atau kotak kayu seperti sebuah harta karun. Tapi kami setuju jika mengatakan arsip adalah harta karun (baca:bernilai) karena informasi dan peristiwa yang terekam dalam arsip tersebut yang tidak ternilai.

Terlepas dari bentuk arsip berupa kertas, berikut beberapa contoh arsip: surat elektronik (email), faks, tabel akuntansi, database, peta dan perencanaan(master plan), sampel data penelitian dan objek, informasi pada bisnis sistem, surat (kertas), pesan tertulis (memo), peraturan kebijakan, foto, konten media sosial, konten berita digital.

Kenapa Arsip Penting?

Arsip merupakan sebuah “alat” untuk mendukung bisnis organisasi dan efisiensi administrasi. Apa saja yang diberikan dengan adanya arsip? arsip memberikan:

• Informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan
• Bukti transaksi atau kegiatan sebagai bagian dari akuntabilitas organisasi

Untuk organisasi seperti perguruan tinggi, arsip mencatat atau mendokumentasikan apa yang sudah dilakukan(pembangunan, kerjasama, pengajaran, pendirian), mengapa kegiatan tersebut dilakukan, dan siapa saja yang telah terlibat dalam kegiatan universitas (mahasiswa, dosen, pegawai, peneliti).

Arsip memberikan informasi berupa bukti dari sebuah proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan sebuah kegiatan. Dalam jangka panjang, beberapa arsip akan disimpan sebagai memori universitas yang menyimpan informasi penting baik bagi organisasi maupun luar organisasi.

Mengapa Perlu Manajemen Arsip?

Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari Universitas Indonesia. Unik karena informasi yang tercipta dari setiap transaksi hanya dihasilkan oleh unit pelaksana di UI. Penting karena jika informasi tersebut tidak ada, pasti akan mengganggu operasional UI.

Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang apa yang telah dilakukan, transaksi apa yang telah terjadi, di unit kerja anda. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen yang anda buat, sehingga apabila informasi atau dokumen tertentu dibutuhkan anda dengan mudah dan cepat menemukannya.

Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal tersebut akan memudahkan dalam:

• menemukan email, dokumen atau informasi yang dibutuhkan,
• menggunakan kembali suatu borang dari pekerjaan yang telah anda kerjakan dimasa lalu,
• menentukan dokumen mana yang paling terbaru dari suatu revisi,
• menelaah mengapa suatu kebijakan diambil pada masa yang telah lalu,
• melindungi data diri anda, rekan, pimpinan, dan sivitas akademika Universitas Indonesia dari pihak tidak berkepentingan,
• menjaga budaya, sosial, dan nilai sejarah pendidikan tinggi di Indonesia, membantu generasi masa depan mengerti sejarah Universitas Indonesia, sosial, budaya, dan personal.

Tanggung Jawab Siapa ?

Setiap orang yang bekerja di sebuah organisasi bertanggungjawab untuk mengelola arsip termasuk di lingkungan Universitas Indonesia. Job desc pengelolaan arsip tidak hanya menjadi pekerjaan seorang pengelola arsip.

Beberapa pegawai bisa jadi memiliki kemampuan yang spesifik dalam pengelolaan arsip (arsiparis), akan tetapi semua staf bertanggungjawab dalam mengelola arsip mereka sendiri. Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia merupakan rangkaian standar dan prosedur yang disusun secara sistematik untuk mendukung kinerja organisasi secara efektif dan efisien mulai dari proses Penciptaan, Pengumpulan dan deskripsi -hingga menjadi arsip sampai pada proses Penyimpanan, pemusnahan atau transfer .

Setiap entitas pegawai, kelompok kerja, dan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia bertanggung jawab terkait:

• kepedulian dan memahami kebijakan universitas dan peraturan terkait pengelolaan dokumen dan arsip;
• penciptaan dokumen dan arsip yang merupakan bagian dari pekerjaan setiap pegawai;
• menyimpan dokumen dan arsip menggunakan sistem atau layanan penyimpanan resmi universitas (files.ui.ac.id, kelola.ui.ac.id, sekar.ui.ac.id, office365.ui.ac.id)
• menyimpan dokumen dan arsip elektronik secara konsisten dengan menjaga keaslian dan keautentikan arsip;
• menjaga fisik dokumen dan arsip (hati-hati terhadap kerusakan, kebocoran informasi, kehilangan);
• hanya memusnahkan dokumen dan arsip dengan persetujuan pimpinan atau pihak terkait dan sesuai prosedur; dan
• menjaga keamanan dan akses dokumen dan arsip dari pihak tidak berwenang.

Mengapa Arsip Perlu di Simpan?

Anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi. Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan. Informasi apa saja yang perlu disimpan dari sebuah arsip :

• apa yang terjadi pada suatu pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan siapa yang terlibat dalam perihal tersebut
• apa keputusan yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan oleh siapa hal tersebut diusulkan atau diputuskan
• apa saran atau instruksi yang telah diberikan
• apa perintah dari suatu pekerjaan atau peristiwa atau keputusan.

Gunakan ceklist dibawah ini untuk melihat apakah anda perlu menyimpan arsip:

• Apakah saya menulis, mengirim atau menggunakan suatu berkas dalam pekerjaan saya ?
• Apakah saya (atau orang lain) membutuhkan berkas ini untuk bertindak/ menentukan keputusan ?
• Akankan informasi ini diperlukan lagi dimasa depan nantinya?

Jika jawaban anda adalah iya untuk setiap pertanyaan tersebut diatas, maka anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip.

Dimana Saya Harus Menyimpan Arsip?

Selalu simpan sebuah arsip pada tempat yang telah ditentukan. Hindari menyimpan informasi penting organisasi dalam media penyimpan pribadi seperi email folder atau harddisk, laptop, USB atau media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri.

UI sudah memiliki Skema Klasifikasi Arsip Universitas Indonesia untuk menentukan bagaimana sebuah arsip disimpan berdasarkan klafisikasinya.

Temui arsiparis UI, apabila anda belum mengetahui tentang Skema Klasifikasi Arsip UI. Anda dapat melihat klasifikasi dan retensi arsip UI pada Retensi Online dan Klasifikasi SEKAR

Arsip apa yang boleh dimusnahkan?

Tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen. Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum (baca:UU 43 Tahun 2009) dan anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Universitas Indonesia saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip.

Jika arsip unit organisasi anda telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip, anda tidak perlu khawatir berapa lama mereka akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana aturan retensi yang berlaku di Universitas Indonesia.

Saat arsip dimusnahkan maka kegiatan tersebut harus akuntabel dan dipertanggungjawabkan kepada publik dan secara hukum. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip dapat dilihat pada Pemusnahan & Akuisisi

Pendukung Manajemen Arsip

Dalam Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dibutuhkan banyak pendukung agar suatu arsip dapat dikelola dengan baik. Pendukung itu mulai dari Sumber Daya Kearsipan, Pedoman Kearsipan, maupun dari sisi Legalitas hukum dalam menjalankan fungsi kearsipan.

Salah satu organisasi kearsipan tingkat nasional yang mempunyai tugas tersebut adalah ANRI -Arsip Nasional Republik Indonesia. Saat ini kegiatan kearsipan telah memiliki payung hukum berupa Undang-undang terbaru mengenai kearsipan yaitu UU. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan undang-undang tersebut yaitu PP 28 Tahun 2012.

Kedua peraturan ini tentu akan membuat pelaksanaan kearsipan di Indonesia bisa lebih berkembang lagi. Selain itu terdapat pula Peraturan Kepala Kantor Arsip Nasional yang menjelaskan lebih detail mengenai bagaimana mengatur dan mengelola arsip secara terperinci.

Jika berbicara di lingkungan Universitas Indonesia maka terdapat beberapa standar Kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia. Untuk lebih jelas silahkan lihat disini . Berikut adalah file dari Undang-undang dan Peraturam pemerintah yang bisa anda gunakan untuk mendukung pelaksanaan kearsipan di Unit Organisasi anda.

Telusuri Website Arsip.UI

Website kami  adalah tempat yang cukup apabila anda ingin melihat secara umum bagaimana manajemen arsip. Kami telah menyusunnya dalam struktur pengelolaan arsip.

• Manajemen Arsip –  temukan apa arti arsip, mengapa arsip perlu dikelola, dan kebijakan dan prosedur apa yang diperlukan oleh unit anda agar sesuai dengan ketentuan Undang-undang dan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia.
• Asip Digital – apa yang anda perlukan untuk membuat dan mengelola arsip digital.
• Penciptaan, capture dan deskripsi – kapan saat staf unit organisasi anda perlu membuat arsip, dimana menyimpannya, bagaimana menyimpannya, dan bagaimana arsip tersebut dideskripsikan (termasuk metadata ).
• Penyimpanan arsip –  berapa lama arsip disimpan, bagaimana prosedur memusnahkan atau transfer arsip. Bagian ini juga menjelaskan bagaimana proses akuntabilitas dalam pemusnahan arsip, bagaimana cara untuk transfer arsip dari Unit Organisasi ke Unit Kearsipan, dan dari Unit Kearsipan ke Kantor Arsip (Pusat Arsip).
• Keamanan dan pelestarian– bagaimana menjaga arsip, pelestarian arsip, baik fisik maupun digital.
• Akses Arsip–bagaimana memastikan agar arsip yang dimiliki dapat ditemukan dan terbaca selama yang diperlukan. Bagian ini juga menjelaskan tentang beberapa cara untuk mengakses arsip berdasarkan tingkat perlakuan arsip.