Tentang Kami

Sejarah pembenahan arsip universitas di tahun 2000

Sejarah fungsi kegiatan kearsipan Universitas Indonesia telah dilaksanakan sejak tahun 2000. Hal ini ditunjukkan pada tahun 2006, UI mendapatkan penghargaan Teladan Kedua Kearsipan versi Depdiknas, dan berjalan tanpa ada kebijakan pemimpin tertinggi yang melandasi dan memayunginya. Hingga Direktur Umum mendapat jadwal rencana penyerahan arsip statis di lingkungan wilayah Jabodetabek, bahwa UI akan diakusisi pada bulan Mei 2009.

Pendirian Kantor Arsip di tahun 2009

Sekretaris Universitas Indonesia berinisiatif membentuk panitia Tim Kearsipan yang diajukan kepada Rektor Universitas Indonesia. Tim Pengembangan Arsip Universitas Indonesia dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor 70/PT02.H/U/2009 tentang Pembentukan Tim Lembaga Kearsipan Universitas Indonesia.

Kantor Arsip Universitas Indonesia berkomitmen dalam "Menjaga Memori Universitas Indonesia"

Kantor Arsip adalah Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang berada dibawah koordinasi Sekretaris Universitas. Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Indonesia No. 283/SK/R/UI/2009 tentang Penetapan Kantor Arsip dan Uraian Tugas di Lingkungan Universitas indonesia.

Dasar pembentukan Tim Lembaga Kearsipan Universitas Indonesia adalah untuk :

  1. Mewujudkan fungsi kearsipan di lingkungan Universitas Indonesia, yang telah melakukan kegiatannya sejak tahun 2000 di bawah koordinasi Direktur Umum Universitas Indonesia dan Kepala Perpustakaan Universitas Indonesia.
  2. Menindak lanjuti, Surat a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum Nomor 62467/A.A1/TU/2008 hal penyerahan arsip statis, tanggal 11 Nopember 2008, tentang jadwal penyerahan arsip statis Universitas Indonesia, dilaksanakan pada tanggal 2 Mei 2009.
  3. Instruksi Mendiknas Nomor 1 Tahun 2006 tentang Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Instruksi Mendiknas ditujukan kepada antara lain, Pimpinan Perguruan Tinggi, yaitu :
    • Bahwa dalam rangka menjamin keselamatan bukti pertanggungjawaban nasional tentang penyelenggaraan kehidupan kebangsaan bagi kegiatan instansi pemerintah, perguruan tinggi melakukan penyerahan arsip statis di bawah koordinasi Sekretaris Jenderal.
    • Perguruan Tinggi Negeri menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Lembaga Kearsipan Provinsi atau menyelamatkan arsip statis dalam lembaga kearsipan perguruan tinggi

Penyesuaian dinamika universitas di tahun 2014

Kebijakan pada tahun 2014, Kantor Arsip dipimpin oleh seorang Kepala, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Logistik, dan Fasilitas. Penjelasan terkait dengan Kantor Arsip ini diambil dari Peraturan Rektor Universitas Indonesia Nomor: 0275/SK/R/UI/2015 tentang Kedudukan, Struktur, Wewenang, Tugas Pokok, dan Fungsi Badan/ Direktorat/ Kantor/ Unit Pelaksana Teknis serta Uraian Tugas Pejabat di Pusat Administrasi Universitas Indonesia sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum 2014-2019.

Struktur Organisasi Kantor Arsip

Pada tahun 2020, dengan dinamika kebijakan pimpinan universitas. Kantor Arsip kembali berada dibawah Sekretaris Universitas.

Struktur di bawah Kepala Kantor Arsip terdiri atas:

  1. Koordinator Manajemen & Layanan Arsip;
  2. Koordinator Pembinaan; dan
  3. Koordinator Kearsipan Pusat Administrasi Universitas.
Struktur Organisasi Arsip Universitas Indonesia_update 2022
Struktur Organisasi Kantor Arsip Universitas Indonesia tahun 2022

 

Wewenang Kantor Arsip

  1. Pengawas pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif meliputi pencatatan, pengorganisasian, penempatan/penyimpanan dan pemusnahan arsip di masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan;
  2. Penyelenggara sosialisasi kearsipan dalam rangka memberikan keterampilan arsiparis; dan
  3. Penyelenggaraan kerja sama di bidang kearsipan.

Tugas Pokok Kantor Arsip

  1. Menerima, mengelola dan mengembangkan khasanah arsip statis;
  2. Mengelola arsip inaktif, berkoordinasi dengan unit kearsipan dan/ atau unit kerja di Fakultas, Program, dan Pusat Administrasi;
  3. Memberikan pembinaan dan pengawasan manajemen kearsipan mencakup ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Indonesia;
  4. Mengoordinasi manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif sejak penciptaan hingga penyusutan, di tingkat universitas dan fakultas;
  5. Menertibkan dan mensosialisasikan norma, standar, peraturan, dan kriteria kearsipan yang berlaku; dan
  6. Menyimpan, mengelola, melestarikan, menyajikan, dan memberikan akses dan layanan informasi arsip statis
  7. perlindungan arsip vital dengan kondisi tertentu.

Fungsi Kantor Arsip

  1. Sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang memiliki wewenang sebagai penyelenggaran Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana amanat Undang-Undang yang berlaku tentang kearsipan;
  2. Perumus kebijakan, norma, standar, dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Indonesia; dan
  3. layan dan pengembang bidang kearsipan di Universitas Indonesia.

Fungsional

  1. Arsiparis PNS (sesuai peraturan pemerintah)
  2. Arsiparis non-PNS (diangkat oleh Rektor dengan Jabatan Arsiparis)

PIC

  1. Sekretaris
  2. Pengelola Uang Muka
  3. Pengadaan
  4. Administrator Andieni (Aplikasi Naskah Dinas Elektronik)
  5. Verifikator eSign UI (Tanda tangan digital)
  6. Administrator SINDE (Sistem Informasi Naskah Dinas Elektronik Kemdikbud)
  7. Administrator SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan)
  8. Administrator Website Kantor Arsip
  9. Administrator Media Sosial Kantor Arsip

Keanggotaan Profesi Kearsipan

Kantor Arsip UI berpartisipasi aktif dalam lembaga profesi dan mendukung perkembangan profesi kearsipan di Indonesia. Personil kami berupaya aktif dalam kegiatan asosiasi dan diskusi pengembangan arsip di Indonesia. Beberapa lembaga profesi kearsipan yang diikuti oleh Kantor Arsip antara lain, ICA (International Council on Archives), PAPTI (Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi), P3RI (Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia), dan AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia).

Sekilas Program Arsip Universitas Indonesia

  1. Digitasi Koleksi Arsip Statis dan Vital Universitas
  2. Akuisisi Arsip bernilai sejarah UI (Fakultas dan Tokoh UI) a.k.a. Donor Kenangan (Program kolaborasi dengan ILUNI UI)
  3. Pembinaan Kearsipan (Pimpinan dan Tenaga Kependidikan)
  4. Peningkatan kompetensi Arsiparis (Sertifikasi kompetensi dan Pendidikan Pelatihan)
  5. Pengawasan Internal Kearsipan (termasuk ISO 30301)
  6. Selasar Kenangan (Pameran Arsip Universitas)
  7. Dokumentasi Sejarah Lisan (Oral History)
  8. Penyusutan Arsip (Keuangan dan non-Keuangan)
  9. Edukasi/Advokasi koleksi dan praktek terbaik bidang kearsipan melalui media sosial
  10. Magang & PKL
  11. Wiradha (kerja paruh waktu) Mahasiswa UI

Lokasi Kantor Arsip Universitas Indonesia

Kantor Arsip Universitas Indonesia
Jalan Prof. Nugroho Notosusanto
Gedung B Lantai 4 (Komplek ILRC)
Kampus Universitas Indonesia, Depok
16424

Telephone
Telp: 021-29120934 / 021-29120938
Faks: 021-29120940

Kebijakan Kearsipan Kantor Arsip Universitas Indonesia

Kebijakan Kearsipan Kantor Arsip Universitas Indoensia