Depok, 18 Maret 2025 – Universitas Indonesia (UI) terus berkomitmen dalam mewujudkan tata kelola administrasi yang lebih modern, efisien, dan terdokumentasi dengan baik. Salah satu langkah strategis yang dilakukan adalah penerapan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia (Andieni) sebagai solusi digital dalam pengelolaan naskah dinas.
Sebagai bagian dari upaya ini, Kantor Arsip UI menyelenggarakan Sosialisasi Penggunaan Andieni yang berlangsung pada 10 hingga 18 Maret 2025 di Laboratorium Komputer, ITTC. Kegiatan ini diikuti oleh tenaga kependidikan dan struktural di lingkungan Pusat Administrasi Universitas (PAU), dengan jadwal yang diesuaikan berdasarkan bidang kerja masing-masing dan dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam tentang pemanfaatan Andieni dalam administrasi persuratan di UI secara elektronik
Mengapa Andieni?
Di era digital, administrasi berbasis kertas dan tanda tangan manual semakin ditinggalkan. Andieni hadir sebagai solusi modern yang membawa sejumlah manfaat signifikan, di antaranya:
-
Penyederhanaan Alur Administrasi : Proses penyusunan, persetujuan, dan distribusi naskah dinas menjadi lebih cepat dan terintegrasi
-
Adaptasi terhadap Teknologi : Menjawab tantangan digitalisasi dengan sistem administrasi yang lebih inovatif
-
Kepastian Hukum Dokumen Elektronik : Mengacu pada Peraturan Rektor Nomor 19 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas, yang memastikan legalitas dokumen elektronik dengan tanda tangan elektronik (eSign) yang tersertifikasi
Dengan implementasi Andieni, UI tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga berkontribusi pada pengurangan penggunaan kertas dan mendukung prinsip ramah lingkungan (paperless administration).
Kegiatan sosialisasi ini dibagi menjadi dua sesi utama yang dirancang untuk memberikan wawasan teoretis sekaligus pengalaman praktis bagi peserta.
1. Penjelasan Andieni dan Implementasi eSign
Pada sesi ini, peserta diperkenalkan dengan:
-
-
Fungsi utama Andieni dalam administrasi persuratan di UI
-
-
-
Regulasi terkait yang menjamin keabsahan dokumen elektronik
-
-
-
Keunggulan tanda tangan elektronik (eSign) dalam mempercepat proses persetujuan dokumen tanpa perlu cetak fisik
-
2. Simulasi Interaktif : Langsung coba Andieni!
Peserta tidak hanya mendapatkan teori, tetapi juga langsung mencoba fitur-fitur Andieni dengan bimbingan tim teknis.
-
-
️Upload eSign : Cara menandatangani dokumen dan distribusi secara elektronik
-
-
-
Cipta Naskah : Proses pembuatan, penyusunan, persetujuan, pengesahan, dan distribusi naskah secara elektronik
-
-
-
Halaman Naskah : Pencatatan, distribusi, disposisi dokumen.
-
Dengan adanya sesi simulasi ini, peserta dapat memahami langsung cara kerja Andieni serta bagaimana sistem ini dapat diterapkan dalam aktivitas pekerjaan sehari-hari.
Penerapan Andieni di UI bukan sekadar inovasi, tetapi juga langkah besar menuju efisiensi dan efektivitas administrasi yang lebih baik. Dengan sistem ini, proses pengelolaan naskah dinas menjadi lebih praktis, cepat, aman, dan terdokumentasi secara sistematis.
UI mendorong seluruh unit kerja untuk segera mengadopsi Andieni secara penuh agar manfaat digitalisasi ini dapat dirasakan lebih luas. Ke depannya, Kantor Arsip UI akan terus memberikan pendampingan teknis dan pembaruan sistem agar Andieni dapat berjalan optimal di seluruh unit kerja.
Transformasi digital bukan sekadar pilihan, tetapi kebutuhan. Bersama Andieni, kita wujudkan administrasi persuratan yang lebih modern dan efisien di UI!
