Pengelolaan Arsip Terjaga

Pengelolaan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh Arsip Universitas Indonesia merujuk pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan khususnya pada pasal 40 klausul 2 dinyatakan bahwa pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun umum.

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 tahun 2015 pada pasal 2 dinyatakan bahwa pimpinan pencipta arsip memiliki tanggung jawab untuk memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga dan memberkaskan serta melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga kepada ANRI. Dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan universitas dan hak-hak sivitas akademika, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggarakan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, serta sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pemeliharaan dokumen dan arsip dalam konteks sistemik memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu penyelenggaraan kearsipan.

Tujuan dari pengelolaan arsip terjaga sebagai berikut:

1. Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip terjaga
2. Menjamin keseragaman dalam pengelolaan arsip terjaga di lingkungan Universitas Indonesia
3. Menjamin tersedianya informasi untuk kepentingan pelaporan dan sebagai bukti akuntabilitas

Arsip Terjaga di Lingkungan Universitas Indonesia antara lain

A. Arsip HAKI (Hak atas Kekayaan Intelektual)

Hak atas Kekayaan Intelektual adalah adalah hak yang timbul dari hasil pemikiran sehingga menghasilkan suatu produk atau proses yang berguna untuk manusia, objek yang diatur dalam kekayaan intelektual berupa karya-karya yang dihasilkan oleh kemampuan intelektual. Universitas Indonesia sebagai Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki kekayaan intelektual ikut berperan dalam mendorong peningkatan inovasi di lingkungan Universitas Indonesia dan ikut serta dalam memajukan bangsa tentu menciptakan dokumen yang berkaitan dengan Hak atas Kekayaan Intelektual. Secara umum terdapat beberapa dokumen yang dapat dinyatakan sebagai Hak atas Kekayaan Intelektual, namun dokumen HAKI yang dapat dikategorikan di Universitas Indonesia yaitu:

• Hak Cipta adalah hak eksklusif pencipta yang timbul secara otomatis berdasarkan prinsip deklaratif setelah suatu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata tanpa mengurangi pembatasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Panten adalah hak eksklusif yang diberikan oleh negara kepada inventor atas hasil invensinya di bidang teknologi untuk jangka waktu tertentu melaksanakan sendiri invensi tersebut atau memberikan persetujuan kepada pihak lain untuk melaksanakannya.

B. Arsip Penelitian yang berkaitan dengan definisi arsip terjaga menurut Perka ANRI 41 Tahun 2015, jenis dan kategori arsip terjaga tersebut adalah:

1. Arsip Kependudukan, yang meliputi tentang database kependudukan dan system informasi administrasi kependudukan, penerapan parameter pengendalian penduduk, administrasi dan demografi kependudukan di wilayah perbatasan dan kepulauan terdepan, dan status kewarganegaraan.
2. Arsip Kewilayahan, yang meliputi tentang dasar penetapan wilayah NKRI, batas perairan Indonesia, dan tata ruang laut nasional.
3. Arsip Kepulauan, yang meliputi tentang potensi sumber daya alam yang terkandung di suatu pulau, dan luas pulau.
4. Arsip Perbatasan, yang meliputi tentang kawasana perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan, dan batas wilayah negara.
5. Arsip Perjanjian Internasional, yang meliputi tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari Lembaga pemrakarsa, proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri, dan proses pembuatan perjanjian internasional mulai dari draft sampai final.
6. Arsip Kontrak Karya, yang meliputi tentang perjanjian usaha pertambangan, perjanjian usaha ketenagalistrikan, perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan minyak dan gas bumi, dan perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan.
7. Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis, yang meliputi tentang hasil dan penetapan pemilu presiden, kebijakan strategis yang dikeluarkan oleh Presiden selaku Kepala Negara dan pimpinan Lembaga tinggi Negara, kebijakan pengembangan pertahanan negara, operasi militer, intelijen dan pengamanan, pengembangan sarana alat utama sister pertahanan (alutsista), ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan nasional, HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) khususnya hak cipta, investasi pembangunan infrastruktur nasional, serta tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal dan investasi.