Pengawasan Kearsipan Internal UI 2024 dilaksakan berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
Pengawasan Kearsipan Internal bertujuan memastikan kesesuaian antara implementasi dengan kaidah penyelenggaraan kearsipan agar menjamin ketersedian arsip yang autentik, reliabel, dan utuh. Sebagai bentuk konkret perbaikan berkelanjutan penyelenggaraan kearsipan, pengawasan kearsipan internal tahun 2024 dilaksanakan dengan menggunakan metode monitoring/pemantauan terhadap hasil pengawasan kearsipan tahun 2023.
| No | Uraian Kegiatan | Waktu Pelaksanaan |
|---|---|---|
| 1. | Rapat Penyusunan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Internal 2024 (PKPKT) | 4 s.d. 7 Maret 2024 |
| 2. | Rapat Permulaan Monitoring Pengawasan Kearsipan | 18 Maret 2024 |
| 3. | Penilaian Mandiri dan Unggah Pembuktian | 18 Maret s.d. 2 April 2024 |
| 4. | Verifikasi Lapangan | 22 April s.d. 10 Mei 2024 |
| 5. | Penyusunan, Penyampaian, dan Tanggapan Risalah Hasil Monitoring | 13 Mei s.d. 7 Juni 2024 |
| 6. | Penyusunan Laporan Hasil Monitoring Pengawasan Kearsipan | 10 s.d. 28 Juni 2024 |
| 7. | Rapat Penutupan dan Penyampaian Hasil Monitoring Pengawasan Kearsipan | 18 Juli 2024 |
Catatan: Linimasa dapat berubah sewaktu-waktu dengan pemberitahuan secara resmi.
Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahun 2024 merupakan dokumen acuan pelaksanaan pengawasan kearsipan bagi setiap entitas fakultas, sekolah, dan program pendidikan vokasi di lingkungan Universitas Indonesia. Silakan unggah Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahun 2024 yang telah disetujui di sini (tautan expired)
Ketentuan Pembuktian Monitoring Pengawasan Kearsipan Internal 2024
1. Seluruh pembuktian wajib diunggah paling lambat 2 April 2024 jam 23.59
2. Unggah bukti tidak dapat dilakukan setelah tanggal 2 April 2024
3. Pembuktian yang menjadi syarat monitoring pengawasan kearsipan internal tahun 2024 diatur sebagai berikut
a) Aspek penciptaan
Sampel naskah dinas dan pembuktian lain yang diunggah wajib memiliki rentang waktu penciptaan sejak 1 Januari 2023 s.d. 2 April 2024. Sampel jenis naskah dinas terdiri atas
1) 2 sampel Nota Dinas;
2) 2 sampel Surat Dinas; dan
3) 2 sampel Surat Tugas.
b) Aspek penggunaan
Pembuktian yang diunggah wajib memiliki rentang waktu pencatatan sejak 1 Januari 2023 s.d. 2 April 2024.
c) Aspek pemeliharaan
Pembuktian yang diunggah wajib memiliki rentang waktu penciptaan sampai dengan 2021 s.d. 2 April 2024
d) Aspek penyusutan
Pembuktian yang diunggah wajib memiliki rentang waktu pelaksanaan penyusutan sejak tahun 2019 sampai dengan 2 April 2024
e) Aspek sarana prasarana
Pembuktian yang diunggah wajib memiliki rentang waktu penciptaan sejak 1 Januari 2023 s.d. 2 April 2024.
f) Aspek sumber daya manusia
Pembuktian yang diunggah wajib memiliki rentang waktu penciptaan 2021 s.d. 2 April 2024.
Dapat diakses disini.
Risalah Hasil Monitoring (RHM) memuat uraian hasil monitoring terkait catatan audit, kondisi faktual, tindak lanjut perbaikan, capaian level, dan rekomendasi auditor berdasarkan hasil verifikasi lapangan. Bapak/Ibu dapat mengakses Risalah Hasil Monitoring disini.
Laporan Hasil Monitoring Entitas adalah deskripsi singkat tentang capaian dan perbaikan yang telah dan/atau perlu dilakukan oleh unit kerja berdasarkan hasil penilaian yang sebelumnya telah tertuang pada Risalah Hasil Monitoring. Bapak/Ibu dapat mengakses Laporan Hasil Monitoring Entitas disini.
Kontak Bantuan:
Laras – Layanan Kearsipan