Arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Alih Media Arsip

Pelaksanaan alih media merujuk pada standar yang dijelaskan pada Pedoman Arsip Digital dan Instruksi Alih Media Arsip.

Pengelolaan arsip digital

Dalam mengelola arsip digital yang merupakan hasil alih media dari arsip tercetak. Tata cara pengelolaannya mengikuti bentuk asalnya. Sehingga apabila arsip tercetaknya sudah perlu untuk dimusnahkan, maka bentuk digitalnya juga perlu dimusnahkan. Karena pada dasarnya kegiatan mengalih media arsip adalah hanya untuk membantu dalam melestarikan arsip tersebut.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam mengelola arsip digital adalah:

• Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat digunakan
• Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan.
• Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk temu kembali arsip.

Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR)

Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia disebut juga SEKAR UI. Sistem ini merupakan aplikasi yang berbasis web. Aplikasi ini digunakan untuk memudahkan dalam proses pencarian berkas arsip yang telah diolah oleh unit kearsipan baik ditingkat Pusat Administrasi Universitas (PAU) maupun Fakultas.

Untuk memudahkan penggunaan aplikasi ini maka Kantor Arsip telah membuat panduan penggunaan yang bisa digunakan untuk mengetahui fungsi dan fitur yang terdapat dalam SEKAR UI.