Arsip UI Angkat Topik Transformasi Digital ICOLAIS 2022
Pada Kamis (20/10) telah diadakan International Conference on Library, Archives, and Information Sciences (ICOLAIS) 2022 secara virtual melalui aplikasi Zoom. Konferensi tersebut dilaksanakan oleh Departemen Ilmu Perpustakaan & Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia (DIPI FIB UI). Acara tersebut juga didukung oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia (KAUI) dengan menghadirkan Kepala KAUI, Wahid Nurfiantara, S.Hum., M.T.I sebagai pembicara.
ICOLAIS 2022 sendiri diadakan selama dua hari yaitu pada tanggal 19 & 20 Oktober 2022 serta tidak hanya mengundang pembicara dari UI, tetapi juga guru besar dari Universitas Airlangga dan juga dari luar negeri (Afrika Selatan, Jepang, dan Korea Selatan). Konferensi tersebut juga diadakan untuk memeriahkan hari jadi DIPI FIB UI ke-70 yang telah berperan dalam mengembangkan ilmu pengetahuan bidang perpustakaan, informasi, dan kearsipan di Indonesia.
Kepala KAUI mengisi hari kedua dan sesi Keynote Speaker 1 dari ICOLAIS. Topik yang dibawa yaitu mengenai “Pengaruh Unit Arsip untuk Transformasi Digital Unversitas”. Dalam ceramahnya beliau menjelaskan bahwa record manager atau arsiparis harus berperan aktif dalam mengelola dokumen-dokumen & informasi yang dihasilkan dari kegiatan operasional. Jika arsiparis tidak bergerak aktif memenuhi fungsi-fungsi tersebut (pengelolaan), organisasi akan kehilangan informasi yang berharga.
“Makanya kemudian arsiparis tidak lagi boleh hanya sekedar menunggu ada unit kerja mentransfer arsipnya ke bagian arsip, tapi archivist/record manager masuk unit-unit tersebut kemudian melakukan pembinaan/penyuluhan bagaimana mereka bisa menyimpan informasi-informasi berharga di dalam organisasi mereka. Itu juga termasuk bagian dari kontribusi yang bisa dilakukan arsiparis untuk mempengaruhi digital transformation di organisasi” ujar beliau lebih lanjut.
Selain itu Kepala KAUI juga membicarakan banyak hal mengenai sistem dan program transformasi digital yang dilakukan unitnya. Misalnya saja sistem pengelolaan dokumen organisasi yang terintegrasi melalui aplikasi Andieni (Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia), pemanfaatan aplikasi digital untuk menerima permintaan serta memonitoring pelayanan, dan juga repositori koleksi arsip yang bisa diakses melalui situs SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan). Program-program lain yang juga dibicarakan dalam konferensi tersebut yaitu penyajian arsip (eksebisi) dan Dokumentasi Sejarah Lisan, serta Knowledge Base dan Donor Memori yang akan dirilis tahun 2023.
Jika ingin menonton konferensi secara lengkap, klik tautan di bawah ini.