Penyusunan Guide Khazanah Arsip Statis LKPTN
Penyusunan Guide Khazanah Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Nasional (LKPTN) yang diadakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Bogor, 14 Maret 2022 dilatar belakangi tugas yang diberikan Badan Perencanaan Nasional (BAPENAS) untuk mengetahui arsip statis Nasional. Kegiatan dibuka oleh Bapak Drs. Agus Santoso, M.Hum. selaku Direktur Pengolahan ANRI. Penyususnan Guide Khazanah LKPT bertujuan untuk :
- Mendata seluruh finding aids arsip statis di LKPTN Nasional;
- Terciptanya pangkalan data arsip statis Nasional;
- Peningkatan kualitas pelayanan arsip statis;
- Penyelamatan arsip Statis.
Kondisi saat ini masih banyak Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri belum membuat finding aids, dengan kondisi yang didapatkan perlu dilakukan koordinasi dengan PTN-PTN. Adapun kondisi pengolahan arsip statis di Perguruan Tinggi Negeri dari 113 PTN diketahui baru 30% sudah mengelola arsip statis (atau 34 PTN), sumber Infografis penyelenggaraan kearsipan di PTN (Arsip Statis) dari Direktorat Kearsipan Pusat ANRI.
Dengan kondisi yang didapati saat ini Arsip Nasional Republik Indonesia telah menyusun rencana strategis untuk dapat menghimpun seluruh Finding Aids Arsip Statis Nasional, adapun rencana strategis penghimpunan Finding Aids Arsip Statis Nasional meliputi Pembangunan jaringan dengan LKPTN dengan melibatkan Direktorat Kearsipan Pusat ANRI, Memberikan motivasi pentingnya fingding ais arsip statis nasional kepada LKPTN, Koordinasi dengan seluruh LKPTN, dan pendampingan pengisian form finding aids Nasional kepada LKPTN.
Pada tersebut Universitas Indonesia diwakili oleh Kepala Kantor Arsip memberikan sharing knowledge mengenai pengelolaan arsip statis yang ada di Universitas Indonesia, dari hasil sharing knowledge diharapkan PTN/PTS yang lain dapat tergambar bagaimana pengolahan arsip statis. Pengolahan arsip statis di Universitas Indonesia saat ini juga masih terus dilakukan, diharapkan arsip statis yang dimiliki bisa dapat terkelola semua dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di Universitas Indonesia.
Arsip statis yang telah kami kelola di Universitas Indonesia bisa dilihat di Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR), dalam SEKAR pengguna dapat melihat arsip statis dalam teks, image, video, dan lainnya. Awal melakukan pengelolaan arsip statis beberapa rekan-rekan di Arsip UI kurang mengerti dengan bentuk nyata dari sebuah Inventori dan Guide Arsip. Namun seiring berjalan waktu dan diskusi dengan pihak Arsip Nasional, Arsip UI berkomitmen untuk membuat finding aids arsip statis universitas agar dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademika dan juga masyarakat umum.
Berikut diantara bentuk finding aids (sarana temu-kembali) yang telah dipublikasikan oleh ANRI.
sarana temu kembali khasanah arsip ANRI
https://www.anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis
guide arsip ANRI
https://www.anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-ars…