Webinar Nasional Kearsipan PAPTI 2020, Kemana arah perkembangan Arsip Perguruan Tinggi di Indonesia?

PAPTI (Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi), merupakan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi di Indonesia. Beranggotakan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan individu yang merupakan praktisi kearsipan. Berawal dari sebuah Ide yang digagas oleh Prof. Nandang Alamsyah di surabaya pada tahun 2015. Kemudian ditindaklanjuti oleh Universitas Indonesia melalui Kantor Arsip dalam sebuah forum yang dihadiri oleh 12 perwakilan PTN BH pada Kamis, 27 Oktober 2016. Menghasilkan Memorandum of Agreement perlunya dibentuk sebuah Asosiasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

Sebagai sebuah perkumpulan praktisi arsiparis di Perguruan Tinggi. PAPTI memiliki sebuah nilai yang diperhatikan yaitu budaya keilmuan (akademik). Sejak pendeklarasian pertama, PAPTI selalu konsisten dalam kegiatan kongres yang diselenggarakan melibatkan para pakar untuk menjawab dinamika dan perubahan terhadap profesi maupun perkembangan dalam ilmu informasi secara umum dan kearsipan secara khusus. Kongres pertama dilakukan tahun 2017 di Bandung, Universitas Padjajaran bertajuk Konferensi Nasional Penguatan & Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Kongres kedua dilaksanakan pada tahun 2018 diselenggarakan oleh Universitas Sumatera Utara dengan mengusung tema Congress and Internasional Conference on Archives, Social Science, Humanities and Education (ICoASHE) 2018 bertajuk Reform and Harmonization of Institutional Archives of Higher Education in the Information Technology. Kongres ketiga tahun 2019 dilaksanakan oleh Universitas Airlangga – ICoASHE 2019.

Pada tahun 2020, Universitas Indonesia berkesempatan menjadi tuan rumah dalam penyelenggaraan kongres tersebut. Agar kegiatan tersebut dapat dirasakan manfaatnya bagi masyarakat dan pemerhati kearsipan nasional. Kongres diawali dengan Seminar Nasional Kearsipan tentang perkembangan arsip perguruan tinggi di Indonesia. Dengan mengangkat tema “Quo Vadis University Archives, Satu Dasawarsa UU 43 Tahun 2009”.

Alur pendaftaran Webinar

1. Registrasi melalui link  DAFTAR ONLINE
2. Install Telegram pada smartphone anda dan silahkan bergabung dalam grup papti2020.
   • Link grup telegram ada di akhir sesi registrasi
   • Email dari sistem pendaftaran terdapat instruksi bergabung dalam grup telegram
   • Informasi kegiatan webinar akan disampaikan melalui grup telegram tersebut.
3. Peserta mengikuti rangkaian kegiatan
   • Webinar menggunakan platform Google Meet (setiap peserta memiliki kesempatan yang sama untuk bergabung)
   • Peserta dapat mengikuti webinar pada live streaming Youtube.
4. Peserta mengisi form absensi dan evaluasi webinar
5. e-Sertifikat akan diinformasikan sekitar H+7 sejak kegiatan dilaksanakan

Kontak dan Informasi:

Eska - 085779909303
Jafar - 081280334521
Rama - 085780963474

Topik dan Pembicara

Pada tahun 2020, Universitas Indonesia berkesempatan menjadi tuan rumah dalam penyelenggaraan kongres tersebut. Agar kegiatan tersebut dapat dirasakan manfaatnya bagi masyarakat dan pemerhati kearsipan nasional. Kongres diawali dengan Seminar Nasional Kearsipan tentang perkembangan arsip perguruan tinggi di Indonesia. Dengan mengangkat tema “Quo Vadis University Archives, Satu Dasawarsa UU 43 Tahun 2009”.

Terhadap tema tersebut PAPTI hendak menggali bagaimana arah dari kebijakan nasional (UU 43 Tahun 2009) dalam arsip perguruan tinggi di Indonesia saat ini diterapkan. Dinamika dan penyelerasan kebijakan antara ANRI dan Kemendikbud perlu disepakati agar terdapat kejelasan kewenangan antara kedua instansi tersebut.

Terbitnya UU 43 Tahun 2009 yang digagas oleh ANRI tidak lepas dari peran Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang merupakan Kementerian yang berkoordinasi langsung dengan ANRI. Sebagai bentuk pemantapan penyelenggaraan kearsipan di Indonesia, maka perlu untuk disampaikan kepada masyarakat arah dari UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan oleh Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Bapak Tjahjo Kumolo, S.H.)-keynote speaker tentang pentingnya peran manajemen dokumen/ arsip dalam mendukung peningkatan kualitas pendidikan tinggi dan penelitian di Indonesia serta tata kelola universitas yang baik.

Perkembangan Arsip Perguruan Tinggi

Perkembangan arsip perguruan tinggi sejatinya telah dimulai sejak tahun 2007 pada era depdiknas ditandai dengan arahan tentang pengelolaan arsip/ dokumen aktif dan inaktif di lingkungan Kemendiknas dan penyerahan arsip statis ke Kemendiknas pada saat itu. Kemudian pada tahun 2009 terbit UU 43 tentang Kearsipan yang menjelaskan tentang Kearsipan. Termasuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan di Perguruan Tinggi. Mengawali tema ini akan disampaikan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang gagasan dan tujuan penyusunan UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Organisasi dan Pengawasan

Dinamika dalam penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi terjadi sejak penerbitan UU 43 tahun 2009. Kemudian terdapat kebijakan terkait otonomi pengelolaan Perguruan Tinggi ditandai dengan penerbitan Peraturan Pemerintah tentang statuta beberapa Perguruan Tinggi Negeri. Perguruan tinggi dengan statuta PTN BH cenderung lebih mudah dan fleksibel dalam penyelenggaraan kearsipan dengan pembentukan LKPT sesuai amanat UU 43. Namun berbeda halnya dengan PTN, penyusunan struktur organisasi harus melalui beberapa tahap pembahasan dan birokrasi.

Secara jelas dalam UU 43 dinyatakan tentang sanksi terkait penyelenggaraan kearsipan. Namun proses pembinaan dan pengawasan terhadap penerapannya belum dirasakan secara nyata oleh seluruh perguruan tinggi. Siapa yang bertanggung jawab dalam pengawasan tersebut ? Siapa yang membina ? masih terdapat multi tafsir dan diperlukan kesamaan persepsi antara instansi terkait dalam hal ini ANRI dan Kemendikbud tentang kewenangan masing-masing.

Topik ini akan disampaikan oleh Prof. Dr. Nandang Alamsyah, S.H.,M.Hum. selaku ketua umum PAPTI sekaligus sebagai pakar hukum bidang kearsipan.

Sumber Daya Kearsipan

Informasi yang diterima dari Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa kebutuhan arsiparis di seluruh Indonesia mencapai angka lebih dari 143.630 tenaga arsiparis, sedangkan ketersediaan arsiparis hanya 2.5% (Mustari Irawan 2017). Akan tetapi informasi tersebut apakah telah divalidasi oleh pihak terkait dan melalui pengkajian ilmiah ?

Jika kondisi ini benar maka apakah formasi ini harus dipenuhi secara nyata atau hanya informasi diatas kertas. Berapa lama formasi itu akan terpenuhi dengan metode rekrutmen ASN (Aparatur Sipil Negara) saat ini. Berapa lulusan perguruan tinggi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut ? Sehingga angka yang digulirkan oleh ANRI dapat dieksekusi dan terselesaikan secara nyata.

Pada tahun 2019, komunitas profesi arsiparis mendapatkan angin segar dengan terbitnya SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) tentang kearsipan. SKKNI tersebut menjelaskan tentang kualifikasi arsiparis atau sebutan lain yang membidangi manajemen dokumen dan arsip di Indonesia. Namun hingga saat ini belum ada satupun LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) yang menawarkan sertifikasi dalam bidang kearsipan di Indonesia.  Bagaimana peran dari  Asosiasi Arsiparis Indonesia terhadap profesi dengan istilah yang berbeda di sektor swasta seperti  pengelola arsip, rekod manajer, document controller. Siapa yang mengayomi dan menjamin kompetensi mereka selalu terbarukan setiap masa.

Secara nyata kebutuhan akan sumber daya kearsipan dirasakan oleh perguruan tinggi. Untuk menbahas topik ini akan disampaikan oleh Mantan Direktur Karier dan Kompetensi SDM Dirjen Dikti yaitu Prof. Dr. Bunyamin Maftuh, M.Pd., M.A. dengan tujuan mendapatkan informasi yang jelas tentang bagaimana selama ini kebijakan SDM di Dirjen Dikti terutama tenaga kependidikan dengan profesi arsiparis.

Sekaligus anggota DPR Komisi X yang mengurusi Pendidikan juga turut berbicara yaitu Bapak Ferdiansyah, SE., MM. diharapkan dengan kehadiran anggota DPR tersebut dapat meningkatkan aspirasi pemerhati kearsipan dalam memenuhi kebutuhan tenaga arsiparis di Indonesia melalui pembentukan program studi bidang informasi (terutama kearsipan).

Tren Teknologi dan Kurikulum Kearsipan

Pengelolaan informasi tidak lagi hanya terbatas pada media kertas. Perkembangan teknologi informasi dan konten yang begitu banyak mengharuskan arsiparis bergeser dari pengelolaan dokumen secara fisik menjadi pengelolaan dokumen secara elektronik. Dalam DMBOK (Data Management Body of Knowledge) terdapat sebuah chapter yang membahas tentang Document and content management . Artinya secara keilmuan pengelolaan dokumen dan arsip adalah bagian dari pengelolaan data di organisasi. Sehingga keselarasan antara Manajemen Data dan Manajemen Dokumen/Arsip harus selaras dan terarah. Tidak lagi suatu pembelajaran yang tersendiri dan terpisah antara Arsip secara fisik atau file digital.

Bagaimana perguruan tinggi akan menjawab kebutuhan ini? Apakah program studi bidang ilmu informasi, Perpustakaan, atau Kearsipan masih berpaku pada pengelolaan materi fisik (baca: buku, kertas)? Atau sudah sangat perlu beralih ke pengelolaan informasi secara digital ?

Topik ini akan disampaikan oleh Prof. Dr. Paulina Pannen, M.Ls (Staf Ahli Kemenristek/BRIN - Tim Pembentukan S3 Kajian Informasi Universitas Indonesia).

Pembicara Seminar

Susunan Acara Webinar Nasional Kearsipan PAPTI 2020