Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal

Verifikasi Lapangan Pengawasan Kearsipan Internal yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Indonesia terlaksana berkat komitmen bersama dari seluruh entitas unit kerja (mulai dari Pusat Administrasi Universitas hingga Fakultas/Sekolah/Program Pendidikan Vokasi). Kegiatan dilaksanakan dengan melibatkan sekitar 36 personil Arsiparis dan Pengelola Arsip. Objek pengawasan kearsipan terdiri dari 14 Fakultas, 2 Sekolah, dan 1 Program Pendidikan Vokasi. Jika di jumlah secara keseluruhan jumlah objek pengawasan yaitu 424 unit kerja.

Pelaksanaan verifikasi lapangan dilakukan setelah tahap self asessment menggunakan borang pengawasan kearsipan yang telah disampaikan kepada unit kerja dan unit arsip. Kegiatan verifikasi lapangan sendiri dilaksanakan sejak tanggal 23 Februari hingga 15 Maret 2023. Proses verifikasi dilakukan dengan mengedepankan prinsip akuntabilitas dan objektif, yaitu pengawasan tidak dilakukan oleh arsiparis/pengelola arsip yang berasal dari home base yang sama.

Setelah hasil verifikasi lapangan, nantinya akan disampaikan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) Pengawasan Kearsipan Internal kepada pimpinan masing-masing unit kerja. Kemudian dalam jangka waktu sekitar 5 hari, unit kerja diberikan kesempatan untuk menyanggah hasil audit sementara tersebut jika ada hal yang tidak sesuai dengan kondisi. Hasil tersebut akan dibawa pada rapat pleno bersama seluruh tim Pengawas untuk menyusun Laporan Audit Kearsipan Internal Entitas yang akan dikompilasi sebagai LAKI Universitas Indonesia.

Kegiatan ini diharapkan mampu mengubah budaya konvensional yang tidak efektif dalam pengelolaan arsip (termasuk proses dan keluesan dalam penciptaan naskah dinas) namun tetap memperhatikan autensitas naskah dan kewenangan sesuai kebijakan UI. Kearsipan diharapkan mampu memberikan dampak nyata dalam tata kelola administrasi di UI. Perubahan sebesar 1% yang dilakukan dalam mengelola dan menyimpan arsip mampu untuk menunjang efektifitas dan efisiensi proses bisnis dan tata kelola administrasi. Semoga hal tersebut memberikan kontribusi besar bagi UI dan pelayanan universitas dalam menjalankan tridharma perguruan tinggi dan mewujudkan visi menjadi unggulan Asia.