Komitmen Universitas Indonesia dalam Mewujudkan Tertib Arsip

Depok, 09 Mei 2025, Sebagai bagian dari komitmen Universitas Indonesia (UI) dalam meningkatkan tata kelola administrasi dan pengelolaan arsip, Kantor Arsip UI telah melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari hasil monitoring tahun sebelumnya yang dirancang untuk mengevaluasi implementasi perbaikan, serta memberikan pendampingan terhadap standar pengelolaan arsip di lingkungan UI.

Tahapan Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan

Setelah dibuka secara resmi melalui Entry Meeting pada 27 Februari 2025, pelaksanaan pengawasan berlangsung dalam empat tahapan utama:

1. Pembuktian Mandiri 

Pada tahap ini, seluruh unit kerja diminta untuk menyampaikan bukti pelaksanaan perbaikan melalui pengisian kertas kerja dan pengunggahan dokumentasi (foto, file, atau laporan) ke folder yang telah disediakan. Kegiatan ini menjadi dasar penilaian awal terhadap sejauh mana tindak lanjut atas rekomendasi tahun 2024 telah dilaksanakan. Pembuktian mandiri mendorong unit kerja untuk melakukan refleksi sekaligus pemutakhiran data pengelolaan arsip masing-masing.

2. Verifikasi Lapangan 

Tim pengawas melakukan verifikasi lapangan ke unit-unit kerja yang menjadi objek pengawasan. Kegiatan ini bertujuan untuk meninjau langsung implementasi kearsipan berdasarkan bukti yang telah disampaikan pada tahap pembuktian mandiri. Selain sebagai langkah evaluasi, verifikasi lapangan juga menjadi sarana komunikasi langsung antara auditor dan pengelola arsip untuk memberikan arahan praktis dalam upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip.

3. Pleno Finalisasi Penilaian 

Setelah proses verifikasi selesai, seluruh tim pengawas melaksanakan rapat pleno untuk menyamakan persepsi terhadap temuan dan penilaian yang diperoleh. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap keputusan penilaian dilakukan secara objektif dan konsisten, serta mendukung akuntabilitas hasil pengawasan.

4. Masa Sanggah 

Sebagai bentuk transparansi, seluruh unit kerja diberikan kesempatan untuk menyampaikan sanggahan terhadap hasil penilaian sementara. Sanggahan ini dapat berupa klarifikasi maupun tanggapan terhadap aspek penilaian yang dinilai belum akurat. Keputusan akhir tetap berada pada Ketua Tim Pengawas, dengan mempertimbangkan pendapat tim dan masukan dari objek pengawasan.

Setelah masa sanggah berakhir, tim pengawas akan menyusun Laporan Hasil Monitoring (LHM) yang akan disampaikan pada Exit Meeting pada bulan Juni 2025. Laporan ini menjadi dokumen penting dalam perencanaan strategis pengelolaan arsip UI ke depan, sekaligus sebagai bahan evaluasi dalam memperkuat budaya tertib arsip di lingkungan akademik.

Sebanyak 426 unit kerja menjadi objek pengawasan dengan target capaian kinerja di tahun 2025 yaitu mencapai level 4 bagi entitas yang belum mencapai target di tahun sebelumnya, dan level 5 untuk yang telah mencapai level 4. Penilaian dilakukan berdasarkan aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip, serta ketersediaan SDM dan sarana prasarana.

Pengawasan ini tidak hanya bersifat evaluatif, tetapi juga edukatif. Tim pengawas memberikan pendampingan kepada unit kerja terkait praktik terbaik dalam pengelolaan arsip dan penyusunan naskah dinas. Upaya ini sejalan dengan semangat UI dalam membangun budaya kerja yang akuntabel dan transparan melalui pengelolaan arsip yang profesional.