Kantor Arsip Buka Peluang Kolaborasi Kearsipan

Apa yang anda pikirkan jika mendengar kata “arsip”? Apakah terlintas kata “membosankan” atau “kuno”? Hal itu bisa terjadi karena pengarsipan selalu dikesampingkan dan jarang dibicarakan. Terlebih lagi pengarsipan pada budaya populer yang dianggap tak terlalu penting untuk dilakukan. Menjawab keresahan tersebut, Kantor Arsip Universitas Indonesia (UI) mengadakan seminar daring bertajuk “Potensi Pemanfaatan Koleksi Arsip: Riset Budaya Populer, Arsip Komunitas, dan Diorama Arsip” pada Senin (01/08). Kantor Arsip Buka Peluang Kolaborasi Kearsipan.

Seminar tersebut diisi oleh pemerhati arsip budaya hingga pelaku pengarsipan. Para pembicara tersebut antara lain Hikmat Darmawan (Dewan Kesenian Jakarta), N. Andi Kusuma SE. (Lokananta), Dra. Monika Nur Lastiyani, MM. (Kepala DPAD DIY), dan Raistiwar Pratama S.S., B.A., M.A. (Arsiparis ANRI). Diskusi dipimpin oleh Kepala Kantor Arsip UI, Wahid Nurfiantara, S.Hum, M.T.I. sebagai moderator. Melalui diskusi tersebut, Kantor Arsip UI ingin mengangkat isu pemanfaatan koleksi arsip dengan berbagai bentuk, kolaborasi pengarsipan antar-lembaga, dan penyajian arsip yang bisa menarik minat masyarakat.

Materi pertama dibawakan oleh pengamat budaya populer, Hikmat Darmawan. Beliau memberikan pandangannya tentang kondisi dan pentingnya pengarsipan budaya populer di Indonesia.

"...banyak sekali saking tidak terarsipnya, film-film penting Indonesia hanya tinggal jadi fim dalam kenangan dan itulah yang terjadi pada budaya populer secara keseluruhan.", ucap Hikmat dalam pemaparannya. Lebih lanjut lagi beliau menjelaskan pentingnya pengarsipan budaya populer untuk penelitian budaya masyarakat dan industri hiburan.
 

Terkait dengan itu, N. Andi Kusuma SE. dari Lokananta (studio rekaman Indonesia pertama) menjelaskan kondisi pengarsipan rekaman musik Indonesia di Lokananta. Andi menuturkan bahwa pengarsipan di Lokananta masih di bawah standar dan seadanya karena berbagai kekurangan, khususnya dana.

“Meskipun kami BUMN, tapi perhatiannya itu masih agak kurang. Jadi, hanya bisa menempatkan (secara) rapi dan bersih.”, ungkap Andi. Namun, keterbatasan tersebut tidak menjadi halangan untuk Lokananta dalam melakukan inisiatif menjaga arsip audio dengan usaha lainnya seperti digitalisasi. Upaya pelestarian oleh Lokananta terbukti tidak sia-sia karena berhasil membuat Indonesia menang dalam sengketa lagu Rasa Sayange dengan Malaysia.

Hal serupa dialami oleh komunitas atau kelompok masyarakat yang mengarsipkan memorinya secara mandiri. Kekurangan dana membuat pengarsipan dilakukan secara sederhana tanpa alat yang memadai sehingga kondisi arsip lebih rentan terancam. Padahal, keberadaan arsip komunitas dibutuhkan untuk mengisi ruang-ruang kosong yang tak bisa diisi oleh lembaga pemerintahan.
 

“Tidak mungkin satu pihak menjadi satu-satunya pelaksana (pengarsipan). Nah, komunitas itu membuka peluang tadi. Tidak lagi di negara, para penyelenggaranya, para pelakunya, tapi objek penghuni dari suatu negara itu juga (bisa) melakukan hal itu.” jelas Raistiwar saat memaparkan materinya tentang arsip komunitas.

 

Pada seminar ini juga dihadirkan Kepala DPAD (Dinas Perpustakaan & Arsip Daerah) Yogyakarta yang menjelaskan proses pembuatan Diorama Jogja. Diorama tersebut merupakan wujud keberhasilan dari proses kolaborasi dan penyajian arsip.

 

“...kami hanya memiliki anggaran, tetapi untuk eksekusinya kami tidak mungkin bekerja sendiri karena di bidang kearsipan kami hanya kuat di SDM kami di bidang kearsipan.”, ujar Monika, Kepala DPAD Yogyakarta. Beliau lebih lanjut menjelaskan siapa saja yang terlibat dan visualisasi dioramanya.

 

Acara kemudian berlanjut pada sesi diskusi dan tanya jawab. Dua pertanyaan awal tertuju pada Diorama Arsip Jogja yang disandingkan dengan upaya proses pembuatan di lembaga daerah lain serta kementerian. Selain itu diskusi mengenai kasus-kasus pengumpulan arsip dalam kelompok masyarakat serta upaya kolaborasi dengan pemerintah juga dibahas dalam sesi tersebut. Diskusi tersebut bisa memunculkan peluang kolaborasi antara pemerintah pusat & daerah dengan lembaga swasta lainnya yang mungkin memerlukan bantuan dalam menjaga koleksi arsip yang merekam budaya & peradaban bangsa.