Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal 2025
Pada Kamis (27/2), Kantor Arsip Direktorat Hukum dan Kearsipan Universitas Indonesia (UI) menyelenggarakan kegiatan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal 2025 di Ruang Apung, Perpustakaan UI. Kegiatan ini dihadiri oleh para pimpinan struktural di lingkungan Pusat Administrasi Universitas, Fakultas, Sekolah, dan Program Pendidikan Vokasi. Acara ini berlangsung selama beberapa jam dan diakhiri dengan sesi diskusi interaktif serta tanya jawab.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman mengenai tata kelola kearsipan di lingkungan UI, mensosialisasikan mekanisme pengawasan kearsipan internal tahun 2025, serta memperkuat peran pimpinan dalam menjaga kualitas pengelolaan arsip di institusi.
Acara dibuka dengan sambutan dari Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Pengawasan Internal UI, Dr. Edmon Makarim, S.Kom., S.H., LL.M. Dalam sambutannya, beliau menekankan pentingnya pengawasan kearsipan internal sebagai bagian dari upaya peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan yang telah diterapkan di UI sejak tahun 2023. Peningkatan kualitas pengelolaan arsip tidak hanya bertujuan untuk memastikan keselamatan dan keamanan informasi, tetapi juga untuk memenuhi regulasi serta mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan tata kelola institusi.
Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Pengawasan Internal juga menggarisbawahi kesadaran akan konsekuensi hukum dalam pengelolaan dokumen dan informasi bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, tetapi merupakan bukti autentik yang memiliki nilai hukum dalam tata kelola institusi dan pemerintahan. Oleh karena itu, penting bagi setiap unit kerja untuk menjaga kerahasiaan informasi, menghindari kebocoran data, serta memahami tanggung jawab profesional dalam mengelola dokumen internal. Dengan sistem administrasi yang tertib, aman, dan efisien, UI diharapkan dapat terus menjadi institusi pendidikan yang memberikan contoh pengelolaan arsip yang profesional dan mendukung citra institusi yang berdampak positif bagi masyarakat.
Setelah pembukaan, sesi pemaparan materi diawali Kepala Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Zita Asih Suprastiwi, S.H., M.H. Beliau menyampaikan pentingnya pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi, dengan fokus utama pada implementasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dalam paparannya, narasumber menjelaskan urgensi pengelolaan arsip, menguraikan risiko dan dampak yang mungkin terjadi jika arsip tidak dikelola dengan baik, termasuk potensi sanksi hukum dan hilangnya bukti akuntabilitas organisasi.
Lebih lanjut, narasumber menyoroti transformasi digital dalam pengelolaan kearsipan, yang mencakup penciptaan, pengelolaan, dan penyajian arsip dalam bentuk elektronik. Dalam proses ini, aspek otentisitas dan konteks arsip harus tetap dijaga agar arsip memiliki nilai hukum dan historis yang valid.
Selain itu, dibahas pula peran strategis arsip dalam mendukung keberlanjutan institusi, menjaga memori kolektif organisasi, serta berkontribusi terhadap kejayaan negara. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya sekadar bentuk kepatuhan terhadap regulasi, tetapi juga merupakan bagian dari warisan peradaban yang menentukan akuntabilitas kinerja suatu institusi di masa depan.
Narasumber menutup sesi dengan menegaskan bahwa Pengawasan Kearsipan Internal berfungsi sebagai pemicu (trigger) dan indikator dalam membangun budaya akuntabilitas di lingkungan organisasi. Dengan demikian, pengelolaan arsip yang sistematis dan berbasis regulasi akan memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik serta menjamin keberlanjutan informasi sebagai aset institusi.
Kepala Kantor Arsip UI, Wahid Nurfiantara, S.Hum., M.T.I., memaparkan mekanisme pengawasan kearsipan internal tahun 2025 di UI. Pengawasan ini bertujuan untuk memonitor pengelolaan kearsipan serta memberikan rekomendasi perbaikan guna mendukung tata kelola universitas yang baik melalui tertib administrasi serta pengelolaan dokumen dan arsip sesuai kaidah kearsipan.
Beliau juga membahas level capaian monitoring pengawasan, hasil capaian entitas UI 2023–2024, serta ruang lingkup pengawasan kearsipan yang mencakup aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, sumber daya manusia, dan sarana prasarana. Selain itu, turut dibahas faktor-faktor yang berkontribusi terhadap rendahnya capaian pengawasan kearsipan, dampaknya, serta tim yang terlibat dan linimasa pengawasan.
Sesi diskusi berlangsung secara dinamis dengan berbagai pertanyaan dan masukan dari peserta. Beberapa perwakilan fakultas menyampaikan tantangan yang mereka hadapi dalam pengelolaan arsip, di antaranya rendahnya kesadaran akan pentingnya arsip serta keterbatasan sumber daya di unit pengolah atau unit kerja. Salah satu perwakilan dari objek pengawasan juga menyoroti perlunya apresiasi bagi unit kerja atau unit pengolah yang berhasil meningkatkan kualitas pengelolaan arsipnya dalam Pengawasan Kearsipan Internal 2025.
Menanggapi berbagai permasalahan yang disampaikan, para narasumber menekankan perlunya kampanye sosialisasi yang lebih intensif serta penerapan kebijakan kearsipan yang lebih terstruktur. Kantor Arsip UI pun menyatakan komitmennya untuk terus mendukung peningkatan tata kelola arsip di lingkungan universitas melalui berbagai program pembinaan dan pendampingan kearsipan.
Dengan terselenggaranya Entry Meeting ini, diharapkan pengawasan kearsipan internal di UI dapat berjalan lebih optimal serta menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih tertib dan berstandar tinggi. Acara ditutup dengan harapan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan semakin memperkuat identitas serta keberlanjutan Universitas Indonesia sebagai institusi pendidikan terkemuka.