Edukasi Arsip Statis ke Mahasiswa MRA Vokasi UI
Pada Rabu (12/10) & Kamis (13/10), Kantor Arsip kedatangan tamu dari Program Studi Manajemen Rekod & Arsip (Prodi MRA) Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI). Mereka adalah para mahasiswa yang ingin melihat koleksi arsip statis serta mempelajari pengelolaan & pengolahannya. Tercatat ada 70 orang mahasiswa Prodi MRA yang mengikuti kunjungan tersebut dan kunjungannya terbagi menjadi 6 sesi yang dilaksanakan selama dua hari.
Kunjungan tersebut diawali dengan memperkenalkan pembagian ruangan arsip di Kantor Arsip UI. Mereka kemudian diajak berkeliling oleh staf ke lokasi penyimpanan arsip statis dan melihat-melihat koleksi arsip statis yang ada. Selain itu mereka juga mendapatkan penjelasan mengenai pengelolaan ruangan arsip statis, seperti mengontrol suhu & kelembapan ruangan dan pengaturan penyimpanan. Staf Kantor Arsip juga menjelaskan fungsi/kegunaan dari koleksi arsip statis yang disimpan dan keperluan orang mengakses koleksi tersebut.
Sesuai dengan tujuan kunjungan para mahasiswa, mereka juga diberikan edukasi pengolahan arsip statis mulai dari penyimpanan hingga digitalisasi. Staf Kantor Arsip menjelaskan secara detail proses digitalisasi dari scanning hingga pengunggahan koleksi ke Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR) milik UI. Mereka juga diberikan kesempatan untuk berdiskusi dengan para staf yang mengolah arsip statis untuk mendapatkan pengetahuan yang menyeluruh dalam kunjungan. Pemaparan dan tanya jawab tersebut diadakan di akhir kunjungan tiap kloter.
Selama kunjungan mahasiswa terlihat bersemangat dan tertarik saat melihat koleksi arsip statis. Mereka juga mendokumentasikan saat staf Kantor Arsip menjelaskan tentang pengelolaan dan cerita di balik beberapa koleksi tersebut.
“Pastinya (kegiatan ini) sangat seru, gue juga bisa tahu sistem pengelolaan kearsipan di universitas kita sendiri. Juga Menambah pengetahuan (soal) pengelolaan arsip…” ujar Ferdinan, salah satu mahasiswa MRA Vokasi UI yang berkunjung.
Kunjungan mahasiswa program studi kearsipan merupakan kegiatan rutin tiap tahun di Kantor Arsip UI. Tahun 2022 ini kegiatan tersebut baru berjalan kembali setelah dua tahun perkuliahan diadakan secara daring karena pandemi. Bagi mahasiswa tentunya kunjungan tersebut menjadi penting agar mereka bisa mempelajari secara langsung pengelolaan dan pengolahan arsip serta tantangan yang dihadapinya. Edukasi juga sudah menjadi tanggung jawab kami, Kantor Arsip UI agar sivitas akademika UI dan masyarakat luas bisa meningkatkan kepedulian dan pengetahuan mengenai kerarsipan. Anda juga dapat melihat konten edukasi kami di berbagai sosial media, seperti Instagram, Twitter, dan Youtube dengan kata kunci “Kantor Arsip UI”.
Saksikan cuplikan selengkapnya di kanal youtube Arsip Universitas Indonesia atau kunjungi