Arsip UI peringkat memuaskan Pengawasan Kearsipan 2022

Arsip UI peringkat memuaskan Pengawasan Kearsipan 2022. Pada bulan Desember 2022, Kantor Arsip UI mendapatkan peringkat A Pengawasan Kearsipan 2022. Sebuah pencapaian yang cukup membanggakan di akhir tahun 2022. Setelah pada tahun sebelumnya UI telah mendapatkan sertifikasi ISO 30301:2019 tentang Management System for Records.  Proses pengawasan kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI pada tahun 2022 merupakan proses yang berkesinambungan dengan Pengawasan Kearsipan Internal UI tahun 2022. Mengambil objek pengawasan di lingkungan Pusat Administrasi Universitas dan Fakultas/Sekolah/Program Pendidikan Vokasi kegiatan pengawasan dilaksanakan pada semester pertama tahun 2022.

Kegiatan pengawasan kearsipan di lingkungan UI sejatinya telah dilaksanakan dengan nama yang berbeda sejak tahun 2013. Dimulai dari pilot project dengan nama Survei Kearsipan pada tahun 2013, kemudian survei dengan kekhususan pada Direktorat Keuangan di tahun 2014. lalu menjadi program resmi di Kantor Arsip di tahun 2016 dengan nama survei kearsipan dengan 3 (tiga) kriteria kearsipan yaitu (1) Implementasi Tata Naskah Dinas; (2) Filling System; (3) Zero -pile up- Archive.

Ditahun 2019 seiring dengan peresmian program nasional dari ANRI yaitu Pengawasan Kearsipan Eksternal maka Kantor Arsip UI melakukan penyesuaian agar borang dan kriteria yang digunakan dapat selaras dengan kebijakan UI maupun Nasional. di tahun 2019 program survei kearsipan berubah menjadi Pengawasan Kearsipan Internal UI. 

Pada tahun 2022, proses pengawasan kearsipan eksternal yang dilakukan oleh ANRI mulai mencakup lingkungan PTN. Setelah pada tahun sebelumnya telah mencakup Kementerian/ Lembaga, BUMN, dan Pemerintah Daerah. Namun dari penerapan awal pengawasan ini baru mencakup beberapa PTN yang dinilai oleh ANRI telah siap. Terjaring 8 (delapan) PTN yang kemudian terpilih sebagai objek pengawasan kearsipan di tahun 2022. Hanya UI yang mendapatkan nilai A (memuaskan) dengan nilai 83.10.

Universitas Indonesia secara konsisten melakukan kegiatan pengawasan kearsipan internal. Berdasarkan verifikasi yang telah dilakukan pada tahun 2022, dapat kami sampaikan tiga Unit Kearsipan Fakultas dengan penilaian tertinggi sebagai berikut
1. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya dengan perolehan nilai 92,1;
2. Fakultas Ilmu Keperawatan dengan perolehan nilai 77,1; dan
3. Fakultas Farmasi dengan peroleh nilai 74,8

Untuk Unit Kerja di lingkungan Pusat Administrasi dapat kami sampaikan tiga Unit Kerja dengan penilaian tertinggi sebagai berikut
1. Biro Legislasi dan Layanan Hukum dengan perolehan nilai 79,3; 
2. Direktorat Perencanaan dan Anggaran dengan perolehan nilai 75,1; dan
3. Direktorat Riset dan Pengembangan dengan perolehan nilai 69,9

Diharapkan kegiatan pengawasan kearsipan ini bisa menjadi sarana untuk mengukur tingkat kepatuhan terhadap standar arsip universitas. Selain itu dampak nyata dari manajemen dokumen dan arsip (penyelenggaraan kearsipan) dapat dirasakan manfaatnya oleh seluruh entitas (unit kerja, pimpinan, sivitas akademika, dan para pemangku kepentingan lainnya).