Program Arsip Vital yang dilaksanakan oleh Universitas Indonesia mengacu pada Pedoman Pengelolaan Arsip Vital merupakan acuan yang dimaksudkan untuk memberikan langkah kerja pengelola informasi, dokumen, dan arsip vital Universitas Indonesia khususnya bidang penjaminan keselamatan dan ketersediaan akses arsip vital Universitas Indonesia. Ketersediaan dokumen dan arsip merupakan sebuah urgensi mengingat arsip mendukung pencapaian kerja Universitas Indonesia. Oleh sebab itu, program perlindungan arsip vital perlu disusun sebagai bentuk pemeliharaan dan pengamanan Universitas Indonesia. Perlindungan arsip vital adalah tanggung jawab masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan.
Ruang lingkup perlindungan arsip vital meliputi
- tanggung jawab perlindungan arsip;
- program perlindungan arsip vital;
- identifikasi arsip vital;
- strategi perlindungan arsip vital;
- strategi pencegahan bencana; dan
- evaluasi program perlindungan arsip vital.
Setiap unit pencipta dan unit kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Indonesia tentang Pengelolaan Informasi Publik, Dokumen, dan Arsip wajib melakukan perlindungan arsip vital.
Penentuan arsip vital di Universitas Indonesia berdasarkan pada kriteria sebagai berikut:
- Merupakan prasyarat untuk keberadaan Universitas Indonesia, karena tidak dapat digantikan baik dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
- Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan di Universitas Indonesia karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekontruksi apabila terjadi bencana;
- Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) Universitas Indonesia;
- Berkaitan dengan kebijakan strategis Universitas Indonesia.
Pedoman Pengelolaan Arsip Vital ini merupakan salah satu langkah dalam mendukung pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Indonesia. Dengan pedoman kearsipan, pengelola arsip dapat melaksanakan kegiatan kearsipan dengan efisien, memberikan kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan, pengelolaan arsip yang terarah dan bermanfaat bagi perbaikan kinerja organisasi di lingkungan Universitas Indonesia.
Kantor Arsip Universitas Indonesia sebagai penyelenggara kearsipan akan terus melakukan evaluasi terhadap pedoman kearsipan yang telah disusun. Dengan disusunnya pedoman kearsipan ini semoga dapat dijadikan sebagai acuan pengelola arsip di seluruh unit kerja dalam melakukan kegiatan kearsipan serta mewujudkan terciptanya pengendalian arsip yang efektif dan efisien yang sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan.