Pengawasan Internal Kearsipan, Kantor Arsip, sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di lingkungan Universitas Indonesia. Pada tahun 2016 mengembangkan instrumen penilaian terkait Manajemen Arsip di lingkungan UI. Hal ini dilakukan dalam upaya meningkatkan tata kelola universitas yang handal dengan manajemen dokumen dan arsip.
Pengawasan tersebut bertujuan untuk melakukan penilaian kinerja terhadap manajamen dokumen dan arsip yang dilakukan unit kerja di lingkungan UI. Penilaian perlu dilakukan dengan skala pengukuran yang jelas.
Keberhasilan pengelolaan dokumen dan arsip di Universitas Indonesia tidak hanya menjadi tanggung jawab satu pihak (baca:unit arsip/kantor arsip/Arsiparis). Namun menjadi tanggung jawab seluruh personil, unit kerja, pimpinan untuk peduli dalam pengelolaan dokumen kerja dan arsip. Terutama dokumen dan arsip yang mereka masing-masing.
Instrumen yang dibuat oleh Kantor Arsip dalam Pengawasan Internal Kearsipan tersebut antara lain:
- Zero - Pile Up- Archives
- Filling System
- Implementasi Tata Naskah Dinas
Penilaian Zero - Pile Up - Archives dilakukan dengan metode observasi ke lapangan oleh Arsiparis atau Pengelola Arsip untuk menilai kondisi unit kerja di lingkungan Fakultas. Kemudian melakukan penilaian dengan mengisi form instrumen yang ada. Setiap unit kerja harus dinilai secara objektif dan professional. Sedangkan untuk Tata Naskah Dinas penilaian dilakukan dengan sampling surat yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh Fakultas dengan melihat kepatuhan terhadap penerapan Peraturan Rektor Nomor 017 Tahun 2015. Setiap unsur dalam naskah dinas tersebut dinilai sesuai dengan bobot yang ada.
Instrumen menggunakan skala 1 - 5 untuk Zero Pile Up Archives dan Filling System dan nilai 1 - 100 untuk Tata Naskah Dinas, dengan konversi sebagai berikut.
Form Survei Arsip Universitas 2019 (Zero -pile up- Archives;Filling System) https://forms.gle/6TCVSiuKvS3vswGR8
Form Asesmen Kepatuhan TND UI 2019 https://forms.gle/vKGadffjg7nMV66f9
Pada tahun 2020 sesuai dengan rekomendasi proses akreditasi ANRI maka kami melakukan penyesuaian borang.
Kami berkomitmen bahwa pengawasan internal kearsipan ini akan menjadi sebuah sarana untuk menjaga konsistensi unit kerja dan pegawai dalam mengelola dokumen dan arsip yang dihasilkan. Pengawasan internal kearsipan ini sejatinya serupa dengan Audit Internal yang dijalankan pula pada ISO 30301:2019 Management System for Records.
Link Laporan pengawasan kearsipan dapat dilihat pada laman berikut: