Pengawasan Kearsipan Internal

Kantor Arsip, sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di lingkungan Universitas Indonesia. Pada tahun 2016 mengembangkan instrumen penilaian terkait Manajemen Arsip di lingkungan UI. Hal ini dilakukan dalam upaya meningkatkan tata kelola universitas yang handal. Pegawai, kelompok kerja dan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia bertanggung jawab untuk :

  • Peduli dan memahami kebijakan universitas dan peraturan terkait pengelolaan dokumen dan arsip.
  • Penciptaan dokumen dan arsip adalah bagian dari pekerjaan setiap pegawai.
  • Menyimpan dokumen dan arsip ke dalam sistem informasi di Universitas Indonesia (files.ui.ac.id, kelola.ui.ac.id, sekar.ui.ac.id, dsb) harus dilakukan secara konsisten dengan menjaga keaslian dan autentisitas dokumen.
  • Menjaga fisik dokumen dan arsip dengan hati-hati (rusak, kebocoran informasi, hilang, dsb)
  • Hanya memusnahkan dokumen dan arsip dengan persetujuan pimpinan atau pihak terkait atau sesuai prosedur, dan
  • Menjaga dokumen dan arsip dari pihak tidak berwenang.

Penilaian kinerja perlu dilakukan dengan skala pengukuran yang jelas, sesuai dengan kebutuhan data dan sumber daya. Jika diperlukan, tentukan prioritas pada unit kerja/ bisnis proses/ kelompok kerja/ personil yang menjadi perhatian organisasi.

Pilot Pengawasan (2013)
Berdasarkan hasil diskusi internal di Kantor Arsip direncakan untuk melakukan pengawasan kearsipan secara langsung di unit kerja. Hal tersebut didasarkan pada hasil temuan dan masukan dari berbagai pihak tentang cara yang efektif dalam manajemen dokumen dan arsip universitas.

Fokus Pengawasan (2014)
Pada tahun 2014 fokus pengawasan dipusatkan pada manajemen proses bisnis keuangan dan anggaran. Dengan berbekal module dari International Records Management Trust tentang cara melakukan pengawasan manajemen arsip dan dokumen. Kantor Arsip melakukan penilaian dan supervisi manajemen dokumen dan arsip direktorat keuangan dan anggaran.

Survei Kearsipan (2015)

Keberhasilan pengelolaan dokumen dan arsip di Universitas Indonesia tidak hanya menjadi tanggung jawab sebuah unit arsip atau kantor atau Arsiparis. Namun menjadi tanggung jawab seluruh personil, unit kerja, pimpinan untuk peduli dalam pengelolaan dokumen kerja dan arsip mereka masing-masing (... sebuah bentuk kepatuhan terhadap peraturan universitas tentang pengelolaan dokumen dan arsip ... ).

Instrumen yang dibuat oleh Kantor Arsip dalam Pengawasan Kearsipan antara lain:

  1. Zero - Pile Up- Archives
  2. Filling System
  3. Implementasi Tata Naskah Dinas

Survei Kearsipan - Kinerja Pimpinan (2016-2019)

Penilaian Zero - Pile Up - Archives dilakukan dengan metode observasi ke lapangan oleh Arsiparis atau Pengelola Arsip untuk menilai kondisi unit kerja di lingkungan Fakultas. Kemudian melakukan penilaian dengan mengisi form instrumen yang ada. Setiap unit kerja harus dinilai secara objektif dan professional. Sedangkan untuk Tata Naskah Dinas penilaian dilakukan dengan sampling surat yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh Fakultas dengan melihat kepatuhan terhadap penerapan Peraturan Rektor Nomor 017 Tahun 2015. Setiap unsur dalam naskah dinas tersebut dinilai sesuai dengan bobot yang ada.

Instrumen menggunakan skala 1 - 5 untuk Zero Pile Up Archives dan Filling System dan nilai 1 - 100 untuk Tata Naskah Dinas, dengan konversi sebagai berikut.

Form Survei Arsip Universitas 2019 (Zero -pile up- Archives;Filling System)
Form Asesmen Kepatuhan TND UI 2019

Self Assesment - Masa Pandemi Covid-19 (2020)
Hasil self assesment menggunakan borang hasil penyesuaian dengan instrumen pengawasan internal dari ANRI dapat dilihat pada link berikut
- Fakultas 
- Pusat Administrasi Universitas