Kontrak Kinerja Manajemen Dokumen dan Arsip Elektronik

Kontrak Kinerja Manajemen Dokumen Elektronik, Sejak tahun 2020, Manajemen Dokumen Elektronik merupakan salah satu kontrak kinerja Universitas Indonesia di bawah koordinasi Sekretaris Universitas. Sekretaris Universitas melalui Kantor Arsip menginisiasi kebijakan pengesahan naskah dinas menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk meningkatkan penerapan tanda tangan elektronik dalam pengesahan naskah dinas maka diusulkan suatu kontrak kinerja.

Kontrak kinerja tersebut adalah terimplementasinya sistem manajemen dokumen dan arsip elektronik. Perhatian utama dalam penerapan manajemen dokumen dan arsip elektronik (2020 s.d. 2022) adalah setiap pimpinan unit kerja dan sekretariatnya harus mulai menggunakan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (Andieni) yang diukur dari berapa persentase pimpinan unit kerja yang telah memiliki akses pada Andieni.

Target yang dituju pada awal tahun 2020 diwakili oleh pimpinan fakultas (Dekan dan Para Wakil Dekan) kemudian di tahun 2021 adalah 50% dari unit kerja di lingkungan Fakultas (termasuk unit kerja di lingkungan PAU). Pada tahun 2021 kami melihat penerapan atau akses penggunaan Andieni harus ditingkatkan dengan cepat untuk mendukung kinerja organisasi yang dinamis dalam kondisi pandemi. Sehingga kebijakan Bekerja Dari Rumah (BDR) tidak menghalangi pelayanan atau operasional universitas. Sehingga di tahun 2022 kami membuat capaian yaitu 90% unit kerja sudah memiliki akses kepada Andieni diwakili oleh pimpinan (struktural) dan sekretariat unit.

RKT Kantor Arsip tahun 2020, 2021, 2022
Kontrak Kinerja  : Terimplementasinya sistem manajemen dokumen dan arsip elektronik
Satuan               : Persentase
Formula             : Persentase unit kerja (diwakili oleh struktural dan sekretaris unit kerja) yang menggunakan ANDIENI dalam implementasi manajemen dokumen dan arsip universitas.

Rumus Formula :
Jumlah unit/ struktural yang sudah registrasi akun Andieni     x     100
Jumlah seluruh unit/ struktural di satuan kerja anda

Template bukti capaian :
Untuk memudahkan unit kerja dalam membuat pembuktian capaian, maka kami lampirkan template yang dapat digunakan dalam pembuktian capaian pada kontrak kinerja pimpinan. Template tersebut dapat disesuaikan dengan jumlah unit kerja dan data lainnya yang diperlukan.

Gambar 1. Screenshot template kontrak kinerja "Terimplementasi sistem manajemen dokumen dan arsip elektronik"

Gambar 2. Cara unduh template kontrak kinerja pada office365 UI