Pengawasan Kearsipan Internal UI: Audiensi Sanggahan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) Tahun 2023

Universitas Indonesia telah dan sedang melaksanakan program Pengawasan Kearsipan Internal sejak Januari sampai dengan Juni 2023. Pada Pengawasan Kearsipan Internal tahun 2023 ini sebanyak 444 Unit Kerja UI menjadi objek pengawasan. Objek pengawasan ini tersebar di 14 Fakultas, 2 Sekolah, Program Pendidikan Vokasi dan Pusat Administrasi Universitas.

Sejak April 2023, Kantor Arsip Universitas Indonesia melalui Unit Kearsipan telah menyampaikan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) kepada seluruh objek pengawasan di lingkungan Universitas Indonesia. RHAS telah disusun oleh Tim Pengawas berdasarkan bukti dukung, penilaian mandiri oleh objek pengawasan yang diverifikasi langsung oleh tim pengawas.

Saat ini, Kantor Arsip telah menerima kembali Risalah Hasil Audit Kearsipan Sementara (RHAS). Penyampaian RHAS tersebut dilakukan bersama dengan tanggapan dan/atau sanggahan oleh beberapa objek pengawasan. Sanggahan dilakukan guna memberikan ruang diskusi antara Tim Pengawas dengan Objek Pengawasan. Hal ini dipandang perlu guna memperoleh hasil pengawasan kearsipan internal yang objektif. Audiensi atas sanggahan RHAS telah dilaksanakan pada 25 Mei – 5 Juni 2023.

Kegiatan audiensi sanggahan tersebut dilaksanakan dengan melibatkan tim pengawas dan pimpinan unit kerja objek pengawasan dan/atau yang mewakilinya. Audiensi sanggahan sendiri dilakukan pada 58 unit kerja objek pengawasan dari beberapa entitas di lingkungan Universitas Indonesia, diantaranya Fakultas Teknik, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Sekolah Ilmu Lingkungan/Sekolah Kajian Strategik dan Global, Fakultas Farmasi, Fakultas Kedokteran Gigi, Fakultas Hukum, Program Pendidikan Vokasi dan beberapa unit kerja di lingkungan Pusat Administrasi Universitas.

Dalam audiensi sanggahan RHAS, terwujud  pemahaman yang selaras antara tim pengawas dan objek pengawasan mengenai urgensi pada beberapa aspek yang telah ditetapkan dalam instrumen pengawasan kearsipan internal. Hasil diskusi kegiatan audiensi sanggahan RHAS akan dituangkan pada Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) sebagai bentuk perbaikan. LAKI akan disampaikan kepada objek pengawasan pada bulan Juni melalui Unit Kearsipan di masing-masing entitas.  

Kegiatan audiensi sanggahan juga memberikan evaluasi terhadap instrumen pengawasan kearsipan internal tahun 2023. Hal ini menjadi sebuah langkah perbaikan berkelanjutan untuk kegiatan pengawasan kearsipan internal di tahun mendatang. Dengan kegiatan ini, diharapkan mampu mempertahankan dan  meningkatkan komitmen penyelenggaraan kearsipan yang andal di lingkungan Universitas Indonesia.