Pengawasan Kearsipan Internal UI 2022
Pengawasan Kearsipan Internal UI 2022 dilaksanakan dengan mengacu pada ketentuan seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Kegiatan ini pula bertujuan untuk Menjamin kepastian atas kepatuhan penyelenggaraan kearsipan Universitas Indonesia terhadap seluruh regulasi kearsipan yang berlaku guna mewujudkan ketersediaan arsip aktif, inaktif, dan arsip statis sebagai bukti akuntabilitas dan alat bukti yang autentik bagi Universitas Indonesia.
Tidak lagi 3 (tiga) kriteria
Pengawasan Kearsipan Internal kali ini agak sedikit berbeda dengan proses pengawasan sebelumnya. Biasanya kriteria yang digunakan dalam proses pengawasan (baca: survei, audit kearsipan) terdiri dari 3 yaitu zero pile-up archive, filling system, dan implementasi tata naskah dinas, kali ini semua itu tidak ada.
Borang pengawasan yang kami gunakan sebelumnya harus kami sesuaikan dengan ketentuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini tentu membutuhkan cukup banyak daya dan upaya dalam proses penyesuaiannya. Tapi dengan kerja keras dari tim inti pengawasan hal tersebut dapat terselesaikan hingga dimulailah proses pengawasan kearsipan tahun 2022 di hari Senin, 21 Februari 2022 dengan agenda Sosialisasi dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal UI 2022.
Tim Inti Pengawasan Kearsipan UI 2022
Kali ini kami juga melibatkan pengelola arsip dari lingkungan Fakultas yaitu Krisnasari Dianpratami (Farmasi) dan Kartika Ayu (FIK) serta tim dari Kantor Arsip yaitu Wahid Nurfiantara, Bayu Setyawan, Rian Windarsih, dan Dwi Tirto Kuncoro.
Kegiatan sosialisasi dan entry meeting kali ini dibuka oleh dr. Agustin Kusumayati, Ph.D. selaku Sekretaris Universitas, Universitas Indonesia. Dalam pengantarnya Ibu Agustin menyampaikan pentingnya pengelolaan kearsipan. Banyak yang masih belum memahami secara nyata bagaimana peran dari arsip. Jika kita berbicara tentang tridharma perguruan tinggi maka semua pihak setuju betapa penting hal tersebut. Namun jika bicara arsip banyak yang belum memahami bahwa arsip itu diperlukan dalam setiap proses penting seperti akreditasi institusi, pembuktian akuntabilitas organisasi, dan sebagainya.
Kemudian dalam laporan program kegiatan pengawasan kearsipan tahunan 2022, Kepala Kantor Arsip UI, Wahid Nurfiantara, S.Hum., M.T.I. menyampaikan bahwa kegiatan ini sejatinya sudah sejak lama dilaksanakan walaupun dengan nama program yang berbeda-beda. Dimulai dari proses pilot project di awal tahun 2013, kemudian berlanjut menjadi program resmi Arsip Universitas seiring dengan diterapkannya manajemen organisasi berbasis Balanced Score Card, hingga saat ini. Kegiatan pengawasan ini akan berlangsung hingga bulan Juni (termasuk proses verifikasi lapangan). Setelah itu proses pembuatan laporan hasil pengawasan yang akan diberikan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bentuk laporan dari Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Objek Pengawasan 2022 [29 + 15 unit]
Terdapat 29 unit kerja di lingkungan Pusat Administrasi dan 15 fakultas yang akan menjadi objek pengawasan. Tim Pengawas Kearsipan mengharapkan borang yang disebarkan nanti dapat diisi dengan sebenar-benarnya agar dapat menggambarkan kondisi nyata bagaimana manajemen dokumen dan arsip di masing-masing unit kerja. Sehingga proses rekomendasi perbaikan yang diberikan oleh Tim Pengawasan Kearsipan dapat tepat sasaran dan objektif.